Cấu hình mức trần nhận Lead (Lead cap)
Tính năng Lead cap giới hạn số Lead mỗi nhân viên kinh doanh (NVKD) được nhận tự động trong một tháng.
1. Giới thiệu
Đối tượng sử dụng: Admin hoặc người dùng có quyền cấu hình. Người phân công Lead thủ công sẽ gặp cảnh báo khi chọn NVKD đã đạt trần (mục 7).
Khái niệm cần nắm:
Khái niệm
Ý nghĩa
Nhóm mức trần
Tập hợp NVKD dùng chung một mức trần. Mỗi NVKD thuộc tối đa một nhóm.
Cap (leads/month)
Số Lead tối đa mỗi thành viên trong nhóm được nhận tự động trong một tháng dương lịch. Là số nguyên lớn hơn 0.
Unique Lead
Lead được đếm theo Mã Lead; một Lead được phân nhiều lần cho cùng NVKD chỉ tính 1.
Unassigned
Dòng hệ thống gom các NVKD chưa thuộc nhóm nào. Mức trần luôn là Unlimited (không giới hạn), không sửa hoặc xoá được.
Leads received (X/Y)
X = số Unique Lead NVKD đã nhận trong tháng, Y = mức trần của nhóm.
Lưu ý: Bộ đếm Lead của mọi NVKD tự động reset về 0 vào đầu mỗi tháng dương lịch.
2. Truy cập và xem danh sách nhóm
Vào Hồ sơ cá nhân → Thiết lập → Quản lý người dùng → Mức trần lead để cấu hình danh sách nhóm mức trần.
Giao diện quản lý Mức trần lead
Các thành phần trên màn hình:
Thành phần
Mô tả
Tìm kiếm nhóm
Tìm nhóm theo tên.
Nhập từ file
Nhập nhóm và thành viên hàng loạt từ file Excel (mục 6).
Thêm nhóm
Tạo nhóm mức trần mới (mục 3).
STT / Nhóm
Số thứ tự và tên nhóm.
Nhân viên
Ảnh đại diện các thành viên; quá nhiều người sẽ hiện dạng "9+".
Mức trần(lead/tháng)
Mức trần Lead/tháng của nhóm.
Hành động
Biểu tượng bút chì để sửa nhóm (mục 4), thùng rác để xoá nhóm (mục 5).
Dòng Chưa gán nhóm luôn nằm trong danh sách, gồm các NVKD chưa thuộc nhóm nào với mức trần Không giới hạn. Dòng này không có nút sửa hoặc xoá.
3. Tạo nhóm mức trần mới
Tại màn Lead cap, bấm Thêm nhóm.
Nhập Tên nhóm (bắt buộc, không trùng tên nhóm đã có).
Nhập Mức trần – số Lead tối đa mỗi thành viên nhận trong tháng. Giá trị phải là số nguyên lớn hơn 0.
Tại Nhân viên trong nhóm, gõ tên hoặc email NVKD để tìm và chọn thành viên. Có thể chọn nhiều người.
Bấm Tạo để lưu, hoặc Hủy để huỷ.
Lưu ý:
Nút Tạo mới chỉ kích hoạt khi đã nhập đủ thông tin trường bắt buộc.
Nếu chọn NVKD đang thuộc nhóm mức trần khác, hệ thống cảnh báo và chuyển NVKD đó sang nhóm đang tạo.
Giao diện sau khi tạo 1 nhóm
4. Chỉnh sửa nhóm và quản lý thành viên
Tại màn Mức trần lead, bấm biểu tượng bút chì ở cột Hành động của nhóm cần sửa.
Sửa Tên nhóm hoặc Mức trần nếu cần.
Thêm thành viên: gõ tên hoặc email vào ô Nhân viên trong nhóm và chọn NVKD.
Xoá thành viên: bấm biểu tượng thùng rác trên dòng của NVKD trong bảng thành viên. NVKD bị xoá sẽ về nhóm Chưa gán nhóm (không giới hạn).
Bấm Lưu để lưu thay đổi.
Cột Lead đã nhận hiển thị dạng X/Y cho từng thành viên, ví dụ 0/1 nghĩa là NVKD đã nhận 0 Lead trong tháng trên mức trần 1. Dùng cột này để theo dõi nhân viên nào sắp chạm trần.
Lưu ý:
Thay đổi mức trần có hiệu lực ngay cho mọi thành viên, kể cả trong tháng đang chạy. Ví dụ: NVKD đã nhận 80 Lead, hạ Cap từ 100 xuống 70 thì NVKD dừng nhận Lead tự động ngay.
Group name rỗng hoặc trùng nhóm khác → hệ thống báo lỗi và không lưu.
Cột Leads received hiển thị dạng X/Y cho từng thành viên, ví dụ 0/123 nghĩa là NVKD đã nhận 0 Unique Lead trong tháng trên mức trần 123. Dùng cột này để theo dõi ai sắp chạm trần.
Lưu ý:
Thay đổi mức trần có hiệu lực ngay cho mọi thành viên, kể cả trong tháng đang chạy. Ví dụ: NVKD đã nhận 80 Lead, hạ Cap từ 100 xuống 70 thì NVKD dừng nhận Lead tự động ngay.
Group name rỗng hoặc trùng nhóm khác → hệ thống báo lỗi và không lưu.
5. Xoá nhóm
Tại màn Mức trần lead, bấm biểu tượng thùng rác ở cột Hành động của nhóm cần xoá.
Nếu nhóm còn thành viên, hệ thống hiện hộp thoại xác nhận. Bấm xác nhận để xoá.
Sau khi xoá, toàn bộ thành viên của nhóm chuyển về Chưa gán nhóm và nhận Lead không giới hạn. Nếu vẫn muốn giới hạn, hãy gán họ vào nhóm khác trước khi xoá.
6. Import nhóm và thành viên từ file Excel
Dùng khi cần gán nhiều NVKD vào nhóm cùng lúc. Import chỉ tạo nhóm và gán thành viên; mức trần không nhập qua file mà thiết lập sau ở màn sửa nhóm (mục 4). Bấm Import from file trên màn Lead cap để mở trình 4 bước.
Bước 1 – Tải file mẫu (có thể bỏ qua bước này và nhấn tiếp tục)
Bấm Tải file mẫu để tải file mẫu, điền dữ liệu vào file tải về theo mẫu rồi bấm Tiếp tục.
Group name
nva@congty.vn
Team HCM
ttb@congty.vn
Team HCM
lvc@congty.vn
Team HN
Cách điền từng cột:
Email: email của NVKD đã có tài khoản trên CRM. Email không tồn tại trong tổ chức sẽ bị báo lỗi và bỏ qua ở Bước 4.
Group name: tên nhóm mức trần đã tạo ở mục 3 (Tạo nhóm mức trần mới), ghi đúng như tên hiển đã tạo ở màn hình mức trần Lead.
Bước 2 – Upload data
Bấm vào vùng tải file (hoặc kéo thả) để chọn file Excel đã điền.
Tải file lên và Chọn sheet chứa dữ liệu.
Bấm Tiếp tục.
Mỗi lần tải tối đa 10.000 dòng. File lớn hơn cần chia nhỏ.
Bước 3 – Mapping
Chọn cột trong file tương ứng với từng trường: Email nhân viên → cột Email, Nhóm → cột Tên nhóm. Cả hai trường là bắt buộc; chưa ánh xạ đủ thì không bấm Tiếp tục được.
Bước 4 – Xem lại
Kiểm tra dữ liệu trước khi nhập, rồi bấm Upload.
Thông tin: tên file, sheet, dung lượng và tuỳ chọn Cách tải lên khi có nhân viên đã gán nhóm (mặc định Chuyển sang nhóm mới hoặc Bỏ qua – chuyển NVKD sang nhóm ghi trong file).
Cảnh báo dòng lỗi (nền cam): số dòng sẽ bị bỏ qua và lý do, ví dụ email không thuộc tổ chức.
Danh sách nhân viên đã gán nhóm: NVKD đang ở nhóm khác, kèm Old group và New group.
Danh sách nhân viên sẽ được gán nhóm sau khi tải lên: NVKD sẽ được gán, kèm nhóm đích.
Sau khi Upload, hệ thống hiển thị kết quả: số nhóm, số NVKD được gán và danh sách dòng lỗi kèm lý do. Các dòng hợp lệ vẫn được nhập dù file có dòng lỗi.
Ở các bước 2–4, bấm Quay lại để quay lại bước trước (dữ liệu đã nhập được giữ), hoặc Hủy để thoát mà không nhập.
Sau khi Upload, hệ thống hiển thị kết quả: số nhóm, số NVKD được gán và danh sách dòng lỗi kèm lý do. Các dòng hợp lệ vẫn được nhập dù file có dòng lỗi.
Ở các bước 2–4, bấm Back để quay lại bước trước (dữ liệu đã nhập được giữ), hoặc Cancel để thoát mà không nhập.
7. Cách hệ thống áp dụng mức trần
Phân Lead tự động bị chặn cứng khi NVKD đạt trần; phân công thủ công chỉ cảnh báo và vẫn cho phép vượt trần.
Tình huống
NVKD chưa đạt trần
NVKD đã đạt hoặc vượt trần
NVKD thuộc nhóm chưa chỉ định
Phân Lead tự động (AntBot routing)
Nhận Lead, bộ đếm +1
Bị loại khỏi danh sách nhận đến hết tháng
Nhận không giới hạn
Phân công thủ công
Phân bình thường, không cảnh báo
Hiện popup cảnh báo, người dùng quyết định
Phân bình thường
Popup cảnh báo khi phân công thủ công
Khi chọn NVKD đã đạt trần, hệ thống hiện: "Nhân viên đã đạt mức trần {xxx} lead/tháng. Tiếp tục phân công?"
Bấm Xác nhận → Lead được phân, bộ đếm của NVKD tăng và có thể vượt mức trần.
Bấm Hủy → không phân công, đóng popup.
Tick Không hiển thị thông báo này nữa → các lần sau hệ thống phân công thẳng, không hỏi lại.
Lead phân thủ công vẫn được tính vào bộ đếm, nên NVKD đó cũng sẽ không nhận thêm Lead tự động trong tháng.
8. Lỗi thường gặp và cách xử lý
Thông báo / hiện tượng
Nguyên nhân
Cách xử lý
Không lưu được nhóm, báo lỗi ở Cap
Cap để trống, bằng 0 hoặc số âm
Nhập số nguyên lớn hơn 0.
Không lưu được, báo lỗi ở Group name
Tên nhóm trống hoặc trùng nhóm đã có
Đặt tên khác.
Cảnh báo khi thêm thành viên
NVKD đang thuộc nhóm mức trần khác
Xác nhận nếu muốn chuyển NVKD sang nhóm hiện tại.
Bước 2 Import báo lỗi file
File sai định dạng, không đọc được hoặc sheet trống
Dùng file mẫu tải ở Bước 1, kiểm tra sheet đã chọn.
Bước 2 Import báo vượt giới hạn
File quá 10.000 dòng
Chia thành nhiều file nhỏ hơn.
Không bấm được Next ở Bước 3
Chưa ánh xạ đủ User email và Group
Chọn cột cho cả hai trường.
Dòng bị bỏ qua ở Bước 4
Group name trống hoặc email không thuộc tổ chức
Sửa dòng trong file và import lại các dòng đó.
Nhóm trong file trùng tên nhóm có sẵn
Không phải lỗi
Thành viên được thêm vào nhóm có sẵn, giữ nguyên mức trần hiện tại.
NVKD không nhận Lead tự động dù còn Lead mới
NVKD đã đạt trần tháng
Xem cột Leads received; tăng Cap hoặc phân thủ công nếu cần.
Sau khi xoá nhóm, NVKD nhận Lead nhiều bất thường
Thành viên đã về Unassigned (không giới hạn)
Gán lại NVKD vào nhóm có mức trần.
Last updated