Sử dụng popup cuộc gọi (Using call popup)

1. Mở xem thông tin chi tiết khách hàng (1. Open to view detailed customer information)

Tại popup cuộc gọi, nhấn vào icon loại khách hàng hàng trên popup để chuyển đến xem chi tiết thông tin khách hàng. (In the call popup, click on the customer type icon on the popup to go to view detailed customer information.)

2. Chỉnh sửa thông tin khách hàng trên popup cuộc gọi (2. Edit customer information on the call popup)

Popup cuộc gọi hỗ trợ chỉnh sửa các thông tin cơ bản của khách hàng như: (Call popup supports editing basic customer information such as:)

• Tên (Name)

• Họ (Surname)

• Địa chỉ (Address)

• Email (Email)

Không hỗ trợ chỉnh sửa: SĐT và Vai trò (hay còn gọi là loại khách hàng) (Editing is not supported: Phone number and Role (also known as customer type))

Để chỉnh sửa thông tin, chỉ cần nhập thông tin mong muốn, popup sẽ tự động lưu ngay sau khi nhập xong. (To edit information, just enter the desired information, the popup will automatically save immediately after entering.)

3. Nhập nội dung trao đổi với khách hàng (3. Enter the content exchange information with customer)

Khi gọi điện thoại với khách hàng, nhân viên có thể dễ dàng lưu lại thông tin trao đổi bằng cách nhập vào ô Nội dung trao đổi, nội dung sẽ được tự động lưu ngay sau khi nhập. (When calling with customers, employees can easily save the exchange information by entering it in the Exchange content box, the content will be automatically saved immediately after entering.)

4. Cảm xúc cuộc gọi (4. Call emotion)

Việc chọn cảm xúc cuộc gọi sẽ giúp lọc ra các khách hàng không hài lòng dịch vụ để hỗ trợ thêm, trưng cầu ý kiến… và có các chiến lược quảng bá với các khách hàng hài lòng dịch vụ… (Choosing call emotions will help filter out customers who are dissatisfied with the service for further support, solicit opinions... and have promotional strategies with customers who are satisfied with the service...)

Tại popup cuộc gọi, chọn loại cảm xúc phù hợp với cảm xúc của khách hàng. Hệ thống sẽ tự lưu thông tin sau khi chọn. (At the call popup, choose the type of emotion that matches the customer's emotions. The system will automatically save the information after selecting.)

5. Danh mục loại cuộc gọi (5. Call type category)

Danh mục loại cuộc gọi có 2 chức năng chính (The call type category has two main functions:)

• Phân loại cuộc gọi để giúp báo cáo và phân công công việc hỗ trợ khách hàng (Classify calls to help report and assign customer support work)

• Liên kết với danh mục ticket để việc tạo ticket trở nên đơn giản và chính xác về SLA, nhóm, nhân viên thực hiện hỗ trợ. Tiết kiệm thời gian tạo ticket và phân công. (Link to ticket categories to make ticket creation simple and accurate about SLA, team, and support staff. Save time creating tickets and assigning assignments.)

Thực hiện chọn theo thứ tự Danh mục cấp 1 → 2 → 3 (Make selections in the order of Category level 1 → 2 → 3)

6. Tạo Ticket từ popup gọi (6. Create Ticket from call popup)

Sau khi nhận yêu cầu từ phía khách hàng và nhập các thông tin cần thiết như nội dung trao đổi, danh mục cuộc gọi …, nhân viên có thể tạo nhanh ticket bằng cách nhấp vào nút Tạo ticket trên popup cuộc gọi (After receiving a request from the customer and entering necessary information such as conversation content, call list, etc., employees can quickly create a ticket by clicking the Create ticket button on the call popup.)

Trang sẽ chuyển đến trang tạo mới ticket, đồng thời điền sẵn các thông tin như: (The page will redirect to the page to create a new ticket, and pre-fill information such as:)

• Tiêu đề: [Phone] tên_khách_hàng (Title: [Phone] customer_name)

• Tóm lược: Nội dung trao đổi của cuộc gọi (Brief: The exchange content of call)

• Khách hàng: Khách hàng đang tương tác (Customer: Customer is interacting)

• Danh mục ticket cấp 1 -2 -3 sẽ được tự động điền dựa theo thiết lập liên kết ở mục II.3 (Ticket category level 1 -2 -3 will automatically fill in according to the setting link in section II.3)

• Nhóm và SLA cũng sẽ tự động điền theo thiết lập liên kết với Danh mục Ticket. (Group and SLA will also automatically fill in according to the setting link with Ticket category.)

• Kênh ticket tạo từ popup cuộc gọi mặc định là “Phone” (Ticket channel creates from default call popup is “Phone”)

• Bạn chỉ cần nhập các thông tin còn lại và nhấn Lưu để tạo mới ticket. (You only enter the remaining information and press Save to create a new ticket.)

7. Ẩn popup cuộc gọi (7. Hide call popup)

Ẩn popup cuộc gọi là một hình thức thu nhỏ popup, nhấn vào nút để ẩn popup (Hiding call popup is a popup thumbnail form, press button to hide popup)

8. Đóng popup cuộc gọi (8. Close call popup)

• Nhấn vào nút X trên popup (Press button on the popup)

• Nhấn nút Lưu và đóng trên popup (Press Save and close on the popup)