Thao tác với task (Operations with task)

1. Cập nhật Task (Update Task)

Có 2 cách cập nhật Task:

(There are 2 ways to update task:)

1. Cập nhật thủ công Task (Update task manually)

2. Cập nhật tại trang Danh sách Tas (Update at task list)

Lưu ý: Nhân viên phải được cấp quyền mới được phép chỉnh sửa, cụ thể như sau:

(Note: The employees must be granted permission to edit, specifically as follows:)

• Member được cấp quyền sửa ticket sẽ có thể sửa các task: (Members who are granted permission to edit ticket will be able to edit tasks:)

• Task được phân công (Tasks are assigned)

• Task cho chính mình tạo (Tasks create for yourself)

• Admin được cấp quyền sửa ticket có thể chỉnh sửa các task được chia sẻ (Admins who are granted permission to edit ticket can edit shared tasks)

• Owner được chỉnh sửa bất kỳ task (Owner can edit any task.)

1.1. Cập nhật thủ công Task

(Update task)

Bước 1: Mở danh sách Task, nhấn vào nút Sửa đổi tại Task mà bạn muốn chỉnh sửa

(Step 1: Open task list, press button at task which you want to edit)

Trang chuyển đến trang chỉnh sửa Task

(The page moves to the task editing page.)

Bước 2: Thay đổi các thông tin mong muốn và nhấn Lưu

(Step 2: Change the desired information and press Save)

Nhập và thay đổi thông tin tương tự như lúc tạo Task

(Enter and change the same information when creating task)

• Trạng thái (Status)

• Nội dung (Description)

• Phụ trách (nhóm, nhân viên) (PIC Group, employee)

• Độ ưu tiên (Priority)

• Danh mục (Category)

• Khách hàng, giao dịch liên quan (Customer, related to order)

• File đính kèm (Attach files)

• Chế độ chia sẻ (Share)

2.2. Cập nhật tại trang Danh sách Task

(Update at Task list)

Bước 1. Tại Menu bên trái, nhấp vào Tasks để mở trang danh sách Task

(Step 1. At the menu on the left, press Tasks to open task list page)

Bước 2. Nhấp vào tiêu đề của Task bất kỳ -> Cửa sổ bên phải hiện ra cho phép chỉnh sửa thông tin task (xem hình ở bước 3)

(Step 2. Press the title of any task -> The right window appears allowing editing task information (see image in step 3))

Bước 3. Thay đổi nội dung mong muốn và nhấn nút Lưu

(Step 3. Change the desired information and press Save)

2. Phân công Task

(Assign task)

Nhân viên có thể phân công Task cho nhân viên khác hoặc cho bản thân.

(Employees can assign Tasks to other employees or themselves.)

Có 3 cách phân công task

(There are 3 ways to assign task:)

• Phân công tại trang thông tin Task (Assignment at the task information page)
• Phân công Task tại trang cập nhật Task (Assign Task at the task updating page)
• Phân công tại trang Danh sách Tasks (Assignment at the task list page)
• Phân công hàng loạt Task tại trang Danh sách Tasks (Assign a series of the task on the Task List page)

2.1. Phân công tại trang thông tin Task

(Assignment at the tại trang thông tin Task)

Bước 1. Tại Menu bên trái, nhấp vào Tasks để mở trang danh sách Task , nhấp vào nút Xem ở task bất kỳ

(Step 1. At the menu on the left, press Tasks to open task list page, press View button at any task

Trang chuyển hướng đến trang Chi tiết thông tin Task

(The page redirects to the task detail information page.)

Bước 2. Nhấn vào tên nhân viên phụ trách để mở hộp thoại chỉnh sửa

(Step 2. Enter the person in charge’s name to open the editing dialog box)

Bước 3. Chọn nhân viên mong muốn và nhấn dấu tick xanh để lưu thay đổi.

(Step 3. Choose the desired employee and press the green tick to save changes.)

2.2. Phân công Task tại trang cập nhật Task

(Assign Task at the task updating page)

Bước 1. Mở danh sách Task, nhấn vào nút Sửa đổi tại Task mà bạn muốn chỉnh sửa (Step 1. Open task list, press Edit button at task which you want to edit)

Bước 2. Tại trang Sửa đổi Task, thay đổi Phụ trách sang cho nhân viên mong muốn

(Step 2. At the task editing page, change person in charge to the desired employee)

Bước 3. Nhấn Lưu để lưu thay đổi.

(Step 3. Press Save to save change.)

2.3. Phân công tại trang Danh sách Tasks

(Assign at the task list page)

Bước 1. Tại Menu bên trái, nhấp vào Tasks để mở trang danh sách Task

(Step 1. At the menu on the left, press Tasks to open the task list page)

Bước 2. Nhấp vào tiêu đề của Task bất kỳ -> Cửa sổ bên phải hiện ra cho phép chỉnh sửa thông tin task (xem hình ở bước 3)

(Step 2. Press the title of any task -> The right window appears allowing editing task information (see image in step 3))

Bước 3. Thay đổi người phụ trách mong muốn và nhấn nút Lưu

(Step 3. Change person in charge and press Save button)

2.4. Phân công hàng loạt Task tại trang Danh sách Tasks

(Assign a series of Tasks on the List page)

Bước 1. Tại Menu bên trái, nhấp vào Tasks để mở trang danh sách Task

(Step 1. At the menu on the left, press Tasks to open Task list page)

Bước 2. Tick chọn các Task cần phân công, nhấn nút Phụ trách

(Step 2. Tick Tasks which need to assign, press Person in charge button)

Bước 3. Chọn đối tượng để phân công

(Step 3. Select the object to assign)

• Chọn Nhóm : “Không có” hoặc nhóm có chứa nhân viên cần chọn. (Select Group: “None” or the group containing the employee to be chosen.)

• Chọn Người chịu trách nhiệm là nhân viên bạn muốn phân công. (Choose a responsible Person as the employee you want to assign.)

3. Hoàn thành Task

(Complete Task)

Khi nhiệm vụ được hoàn thành xong, nhân viên cần Done task (hoàn thành Task). (When the task is completed, the employee needs to Done task (complete the Task).)

Có 2 cách hoàn thành: (There are 2 ways to complete:)

• Hoàn thành task tại trang chi tiết Task (Complete the task at the Task detail page)

• Hoàn thành hàng loạt Task tại trang Danh sách Tasks (Complete a series of tasks at the task list page)

Lưu ý: Chỉ nhân viên được cấp quyền mới được phép hoàn thành Task (Note: Only authorized employees are allowed to complete the Task)

Để mở lại task, có thể chỉnh sửa trạng thái task theo hướng dẫn ở phần 1. Cập nhật Task (To reopen the task, you can edit the task status according to the instructions in part 1. Updating the Task)

3.1. Hoàn thành task tại trang chi tiết Task

(Complete task at the task detail page)

Tại trang thông tin Task , nhấn vào trạng thái DONE để hoàn thành Task. (At the task information page, press the DONE status to complete the task.)

3.2. Hoàn thành hàng loạt Task tại trang Danh sách Tasks

(Complete a series of tasks at the task list page)

Bước 1. Tại Menu bên trái, nhấp vào Tasks để mở trang danh sách Task

(Step 1. At the menu on the left, press Tasks to open Task list page)

Bước 2. Tick chọn các Task cần hoàn thành, nhấn nút Hoàn thành và xác nhận hoàn thành.

(Step 2. Tick tasks which need to complete, press Complete and confirm completion)

4. Xóa Task

(Delete Task)

Owner được phép xóa bất kỳ task (Owner is allowed to delete any task)

Admin được phép xóa các task được chia sẻ (Admin is allowed to delete the shared tasks)

Member chỉ được phép xóa task do chính member đó tạo (Member is only allowed to delete tasks created by that member)

Mở trang Cập nhật Task, nhấn nút Xóa và xác nhận để hoàn tất

(Open Updating task page, press Delete button and confirm to complete)

5. Thông báo trước khi hết hạn Task

(Notification before Task expires)

Có 3 mức cảnh báo task sắp hết hạn (There are 3 levels of warnings for a task about to expire:)

• Trước hạn 15 phút (Before the deadline of 15 minutes)

• Trước hạn 10 phút (Before the deadline of 10 minutes)

• Trước hạn 5 phút (Before the deadline of 5 minutes)

Tất cả thông báo hết hạn task sẽ hiện trên màn hình cho đến khi nhân viên Xác nhận hoặc chọn Báo lại (All task expiration notifications will appear on the screen until the employee confirms or chooses to inform.)

Cảnh báo sẽ hiện ở giữa màn hình, kèm ID Task, nhấp vào ID task sẽ mở trang chi tiết Task cần hoàn thành. (A warning will appear in the middle of the screen, with the Task ID. Clicking on the task ID will open the Task details page that needs to be completed.)