Tự động đóng phiên hội thoại
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG TỰ ĐỘNG ĐÓNG PHIÊN HỘI THOẠI
1. Giới thiệu
Tính năng Tự động đóng phiên hội thoại cho phép hệ thống kiểm tra và tự động đóng các phiên sau một khoảng thời gian được thiết lập, tính từ thời điểm nhân viên gửi tin nhắn cuối cùng mà khách hàng không phản hồi lại.
Khi được kích hoạt, hệ thống có thể gửi tin nhắn cảm ơn tự động (nếu được cấu hình) trước khi đóng phiên. Điều này giúp đảm bảo quy trình chăm sóc khách hàng diễn ra tự động, nhất quán và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
2. Mục đích sử dụng
Giúp giải phóng các phiên hội thoại cũ mà khách hàng không còn tương tác.
Hỗ trợ quản lý và phân loại hội thoại hiệu quả hơn.
Duy trì hệ thống hoạt động ổn định, tránh tồn đọng quá nhiều phiên chưa đóng.
Đảm bảo trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp với tin nhắn kết thúc lịch sự.
3. Cách cấu hình tính năng
Bước 1: Truy cập vào phần cài đặt
Chọn menu: Hội thoại đa kênh → Thiết lập khác → Cấu hình phiên hội thoại.
Bước 2: Bật kích hoạt
Gạt nút “Kích hoạt” ở mục Đóng phiên hội thoại sau (phút) sang trạng thái bật (màu xanh).
Bước 3: Thiết lập thời gian đóng phiên
Nhập số phút mà bạn muốn hệ thống tự động đóng phiên sau khi khách hàng không trả lời. 👉 Ví dụ: nhập 2 nghĩa là sau 2 phút không có phản hồi từ khách, phiên sẽ được đóng.
Bước 4: Cấu hình tin nhắn tự động (tùy chọn)
Nhập nội dung tin nhắn mà hệ thống sẽ gửi trước khi đóng phiên, ví dụ: “Cảm ơn bạn đã quan tâm đến Antbuddy!”
Bước 5: Chọn nhóm hoặc nhân viên áp dụng
Chọn nhóm áp dụng: chỉ các nhóm được chọn mới áp dụng auto-close.
Chọn nhân viên áp dụng: chỉ các nhân viên được chọn mới áp dụng auto-close.
Các nhóm/nhân viên không nằm trong danh sách sẽ không bị đóng phiên tự động.
Bước 6: Lưu cấu hình
Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu để áp dụng cài đặt.
4. Cơ chế hoạt động
Hệ thống sẽ kiểm tra định kỳ (mỗi 10 phút) để xác định các phiên đủ điều kiện đóng.
Nếu một phiên vượt quá thời gian chờ và không có phản hồi từ khách hàng, hệ thống sẽ:
---Gửi tin nhắn tự động (nếu có cấu hình).
---Thực hiện đóng phiên.
Thời gian đóng có thể chênh lệch tối đa 10 phút do hệ thống xử lý theo chu kỳ .
Last updated