Hướng dẫn xem và truy xuất Báo cáo AntCRM (Instruction to view and retrieve AntCRM Reports)
1. Báo cáo là gì?
(What is report?)
Tính năng Báo cáo (Report) của AntCRM giúp các doanh nghiệp đánh giá hiệu suất công việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban hoặc toàn bộ công ty theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm) thông qua số lượng khách hàng, số lượt tương tác và hoạt động, số lượng giao dịch và doanh thu. (AntCRM's Report feature helps businesses evaluate the work performance of each employee, each department, department or the entire company in each period (week, month, quarter, year) through number of customers, number of interactions and activities, number of Orders and revenue.) Trên cơ sở dữ liệu của Báo cáo với hệ thống bảng biểu trực quan, dễ tiếp cận và nắm bắt, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn khi phân tích kết quả kinh doanh, hoạch định chiến lược và áp dụng chiến lược đó cho toàn bộ hệ thống công ty. (Based on the Report's database with a system of intuitive, easy-to-access and grasp tables, managers will have an easier time analyzing business results, planning strategies and applying that strategy to the entire organization. company system suite.) Với AntCRM, các nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh của công ty mình dưới 4 góc độ: nhân viên, nhóm, khách hàng, và giao dịch. (With AntCRM, managers can monitor their company's business situation from four angles: employees, groups, customers, and orders.)
Để xem được báo cáo, nhân viên và admin phải được cấp quyền xem báo cáo. Xem Hướng dẫn cấp quyền hoạt động (To view the report, employees and admins must be granted permission to view the report. See operating authorization instructions)
Nhân viên chỉ có thể xem được tối đa 2 trang báo cáo: Nhân viên và Ticket (Employees can only view a maximum of 2 report pages: Users and Tickets)
2. Báo cáo nhân viên
(Users report)
Tại trang Báo cáo - Nhân viên, nhân viên có thể xem được thống kê hoạt động tùy vào quyền hạn như sau: (At Report - Users, Employees can view activity statistics depending on their permissions as follows:)
Chủ (Owner) xem được thống kê hoạt động của tất cả nhân viên trong công ty. (Owner views the activity statistics of all employees in the company.)
Admin xem được thống kê hoạt động của các nhân viên cùng nhóm. (Admin views the activity statistics of all employees in the same group.)
Member xem được thống kê hoạt động của chính mình (Member views statistics of your own activities)
Nội dung báo cáo gồm các thông số như sau: (Report content includes the following parameters:)
Khách hàng mới: Số lượng khách hàng (Lead, Contact, Account) của nhân viên đang phụ trách (New customer: The quantity of customer (Lead, Contact, Account) of the employee in charge)
Tương tác: Tình hình tương tác của nhân viên và khách hàng (số lượng Cuộc gọi, số Email và Tin nhắn đã gửi đi, số ghi chú , nhiệm vụ, Ticket) (Interactive : Interaction status of employees and customers (the number of Calls, the number of Emails and Messages sent, the number of notes, tasks, Tickets)
Hoạt động: Số lượng nhiệm vụ (hoạt động) nhân viên đang phụ trách (Activity: The number of tasks (activities) the employee is in charge of)
Giao dịch: Số lượng giao dịch nhân viên đang phụ trách (Order: The number of orders the employee is in charge of)
Doanh thu: Tình hình kinh doanh của nhân viên (Revenue: Business situation of employees)
Lưu ý: Bạn có thể chọn xem Báo cáo theo từng giai đoạn thời gian khác nhau. (Note: You can view Report in the different time periods)
Để xem báo cáo số liệu cụ thể, bạn click chuột vào con số ở mục cần xem, hệ thống sẽ bật popup hiển thị thông tin chi tiết. (To view a specific data report, click on the number in the item you want to view, the system will pop up a popup displaying detailed information.)
TẢI VỀ BÁO CÁO NHÂN VIÊN (DOWNLOAD USER REPORT)
Tại trang báo cáo nhân viên, nhấn nút Export để export toàn bộ báo cáo của nhân viên đang chọn. (On the employee report page, click the Export button to export the entire report of the chosen employee.)
Hoặc Export danh sách trên popup chi tiết. (Or Export the list on the detailed popup.)
3. Báo cáo nhóm
(Group report)
Mục Báo cáo nhóm có chức năng tương tự mục Báo cáo nhân viên. Mục này giúp Chủ (Owner), Admin xem thống kê theo Nhóm thay vì xem theo từng nhân viên. (The Group Report section has the same function as the User Report section. This section helps Owners and Admins view statistics by Group instead of viewing each employee.)
4. Báo cáo Lead
(Lead report)
Thông tin trong báo cáo này sẽ giúp bạn biết được số lượng khách hàng tiềm năng đến từ nguồn nào và tỉ lệ bán hàng thành công là bao nhiêu, từ đó tập trung đẩy mạnh nguồn có lợi thế, khắc phục nguồn còn lại. (The information in this report will help you know which source the number of potential customers comes from and what the sales success rate is, thereby focusing on promoting advantageous sources and remediating the remaining sources.)
Tại các bảng báo cáo, nhấp vào các con số để xem chi tiết danh sách khách hàng tiềm năng. (In the report tables, click on the numbers to see detailed lists of potential customers.)
Quản trị viên có thể tải về danh sách khách hàng tiềm năng bằng cách nhấn nút Export trên popup chi tiết. (Administrators can download the list of potential customers by pressing the Export button on the details popup.)
Owner và Admin có thể lọc báo cáo theo nhóm, nhân viên phụ trách, nhân viên tạo, nguồn Lead và khoảng thời gian tạo Lead. (Owners and Admins can filter reports by group, employee in charge, created by employee, Lead source and Lead creation time period.)
5. Báo cáo khách hàng
(Customer report)
Để xem biểu đồ thống kê số lượng khách hàng của từng nhân viên hoặc tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm), tại Drop down menu ở mục Báo cáo khách hàng: (To view a statistical chart of the number of customers for each employee or all employees in each period (week, month, quarter, year), at the Drop down menu in the Customer Report section.:)
Chọn Nhân viên cụ thể hoặc chọn tất cả nhân viên (Choose the specific employee or all employees)
Chọn giai đoạn thời gian (theo tuần, tháng, quý, năm) (Choose the time period (week, month, quarter, year)
6. Báo cáo giao dịch
(Order report)
Tại Báo cáo giao dịch, Chủ (Owner) và Admin sẽ xem được biểu đồ thống kê số lượng giao dịch theo Deal Stage, Incoming Deals hoặc Won Deals (At the Orders Report, the Owner and Admin will be able to see a statistical chart of the number of Orders according to Order Stage, Incoming Orders or Won Orders.)
Ngoài ra, Chủ (Owner) và Admin có thể tùy chỉnh xem biểu đồ thống kê theo: (In addition, Owners and Admins can customize how to view statistical charts:)
Nhân viên chịu trách nhiệm (Employees are responsible)
Giai đoạn thời gian (theo tuần, tháng, quý, năm) (Time period (week, month, quarter, year))
Deals (Số lượng giao dịch) hoặc Revenue (Doanh thu) (Orders (Order quantity) or Revenue))
7. Báo cáo Ticket
(Ticket report)
7.1. Báo cáo tổng quan Tickets
(Tickets overview report)
Mở trang Báo cáo → Phiếu yêu cầu →Thống kê trạng thái (Open Report page → Tickets → Choose Status Statistics
Để xem biểu đồ thống kê Tickets của từng nhân viên hoặc tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm), tại Drop down menu ở mục Báo cáo Tickets: (To view Tickets statistical chart of each employee or all employees in the time period (week, month, quarter, year), at Drop down menu in Tickets report section:)
Chọn Nhân viên/nhóm cụ thể hoặc chọn tất cả nhân viên/nhóm (Choose a specific employee/group or choose all employees/groups
Chọn giai đoạn thời gian (theo tuần, tháng, quý, năm) (Choose time period (week, month, quarter, year)
Chọn trạng thái ticket (All, Open, Waiting, Closed) (Choose ticket status (All, Open, Waiting, Closed))
7.2. Báo cáo Tickets theo trạng thái
(Tickets report by the status)
Mở trang Báo cáo → Phiếu yêu cầu→ Chọn Total Tickets Status (Open Report page→ Phiếu yêu cầu→ Choose Total Tickets Status)
Quản trị viên có thể xem thống kê Tickets theo trạng thái của từng nhân viên hoặc tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm) (Administrators can view Tickets statistics by the status of each employee or all employees in the time period (week, month, quarter, year))
7.3. Báo cáo Ticket theo nhân viên
(Tickets report by Users statistics)
Mở trang Báo cáo → Tickets → Chọn thống kê nhân viên (Open Report page→ Tickets → Choose Users statistics)
Quản trị viên có thể xem thống kê Tickets theo nhân viên của từng nhân viên hoặc tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm). (Administrators can view Tickets statistics by Users statistics of each employee or all employees in the time period (week, month, quarter, year))
7.4. Báo cáo Ticket theo Kênh
(Ticket report by channel statistics)
Mở trang Báo cáo → Phiếu yêu cầu→ Chọn Thống kê kênh (Open Report page→ Tickets → Choose channel statistics)
Quản trị viên có thể xem thống kê Phiếu yêu cầu theo Kênh của từng nhân viên hoặc tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm). (Administrators can view Tickets statistics by Users statistics of each employee or all employees in the time period (week, month, quarter, year)).
7.5. Báo cáo Ticket theo Danh mục
(Ticket report by category statistics)
Mở trang Báo cáo → Phiếu yêu cầu→ Chọn Thống kê danh mục (Open Report page→ Tickets → Choose category statistic)
Quản trị viên có thể xem thống kê Phiếu yêu cầu theo Danh mục của từng nhân viên hoặc tất cả các nhân viên theo từng giai đoạn (tuần, tháng, quý, năm). (Administrators can view Tickets statistics by category of each employee or all employees in the time period (week, month, quarter, year)).
8. Báo cáo Lịch sử cuộc gọi
(Call history report)
Để xem báo cáo lịch sử cuộc gọi, quản trị viên truy cập trang Báo cáo - Lịch sử cuộc gọi (To view the call history report, administrators visit the Reports - Call History page)
Tại đây Quản trị viên có thể xem báo cáo lịch sử cuộc gọi theo (Here Administrator can view call history report by:)
Tổng quan: Hôm nay, Theo thời gian lọc (Overview: Today, according to the filter time)
Danh sách cuộc gọi (Call list)
Yêu cầu gọi lại (Request call back)
Báo cáo hàng đợi (Queue report)
Báo cáo nhân viên (User report)
Thống kê cuộc gọi (Call statistics)
a, Tổng quan: Thống kê cuộc gọi từ XX đến XX , xx là thời gian cần xem thống kê (a, Overview: Call statistics from XX to XX , xx is the time to view statistics)
Trạng thái (Thành công, Nhỡ, Đang cập nhật) (Status (Success, Missed, Updating))
Kênh gọi (Call center, Telesales, Kite Call) (Call channel (Call center, Telesales, Kite Call))
Loại cuộc gọi (Call type)
Cảm xúc cuộc gọi (Call emotion)
Thống kê thời gian đàm thoại theo nhân viên và nguồn gọi. (Statistics on talk time by employee and call source.)
b,Danh sách chi tiết cuộc gọi , mở sang tab Danh sách cuộc gọi (b,Call detailed list, open Call list tab)
Tại đây quản trị viên có thể lọc danh sách cuộc gọi theo (Here the administrator can filter the call list by:)
Danh mục cuộc gọi (Call category)
Nhân viên/nhóm thực hiện (Implementation staff/team)
Thời gian thực hiện cuộc gọi (Time make call)
Kênh gọi (Call channel)
Trạng thái cuộc gọi (Call status)
Cảm xúc cuộc gọi (Call emotion)
Để nghe lại ghi âm cuộc gọi, nhấn nút Nghe tại mỗi cuộc gọi (To listen to the call recording again, press Listen button at each call)
Để tải về ghi âm cuộc gọi, nhấn nút Tải về tại mỗi cuộc gọi (To download call recording, press Download button for each call)
Để tải về danh sách chi tiết cuộc gọi, vui lòng nhấn nút Export (To download the call detail list, please press Export button)
c, Xem danh sách Yêu cầu gọi lại: Các cuộc gọi Nhỡ vào hệ thống và tình trạng xử lý
(c, View the Callback Requests list: Missed calls enter the system and their processing status)
Tại đây quản trị viên có thể lọc danh sách YCGL theo trạng thái xử lý (Here administrators can filter Callback list by processing status)
Để xem thông tin cuộc gọi, nhấn nút Xem chi tiết tại mỗi cuộc gọi (To view call information, press the View details button at each call)
Để xử lý cuôc gọi, nhấn nút Xử lý tại mỗi cuộc gọi (To handle calls, press Handle button at each call)
Để tải về danh sách YCGL, vui lòng nhấn nút Export (To download the YCGL list, please Export button)
d, Xem Báo cáo Hàng đợi, Báo cáo nhân viên, Thống kê cuộc gọi (d, View Queue Reports, Agent Reports, Call Statistics)
Báo cáo hàng đợi: Báo cáo Queue là phần thống kế tất cả các cuộc gọi đã vào đến Queue. Những cuộc gọi không đến Queue sẽ không được tính trong phần báo cáo này. (Queue report: The Queue report is a statistics section of all calls that have entered the Queue. Calls that do not reach the Queue will not be counted in this report.)
Các trường thông tin (Information fields)
Tên hàng đợi
(Queue name)
Tên hiển thị của Queue
(The display name of Queue)
Tổng cuộc gọi vào (Total incoming calls)
Tổng số cuộc gọi được chuyển đến Queue (Total number of calls routed to Queue)
Đã tiếp nhận (Received)
Tổng số cuộc gọi được tiếp nhận thành công (Total number of calls received successfully)
Nhỡ: Nhân viên không phản hồi (Missed: Staff do not respond )
Tổng số cuộc gọi bị bỏ qua trong Queue vì lý do Agent ko đáp ứng (Agent không nhận call; Hết thời gian đổ chuông Agent)
Nhỡ: Hết thời gian chờ (Missed: Timeout expired)
Tổng số cuộc gọi bị bỏ qua trong Queue vì lý do Khách hàng tắt máy khi đang trong Queue
Nhỡ: Khách hàng gác máy (Missed: Customer hangs up)
Tổng số cuộc gọi bị bỏ qua trong Queue vì lý do hết thời gian cho phép trong Queue. Thông số này sẽ không có nếu cấu hình thời gian chờ không giới hạn (Total number of calls abandoned in Queue due to Queue timeout. This parameter will be unavailable if an unlimited timeout is configured)
Tổng thời gian chờ (Total waiting time)
Tổng thời gian các cuộc gọi chờ trên Queue (Total time of calls waiting on Queue)
Thời gian chờ dài nhất (The longest waiting time)
Thời gian cuộc gọi chờ trên Queue lâu nhất (The longest call time waits on Queue)
Thời gian chờ ngắn nhất (The shortest waiting time)
Thời gian chờ trên Queue ngắn nhất (The shortest call time waits on Queue)
Thời gian chờ trung bình (The average waiting time)
Thời gian trung bình một cuộc gọi chờ trên Queue (Average time of a call waits on Queue)
Total hold
Tổng thời gian tạm giữ cuộc gọi của các cuộc gọi trong Queue (Total call hold time of calls in Queue)
Thời gian đàm thoại (Talk time)
Tổng thời gian đàm thoại của các cuộc gọi thành công trong Queue (Total talk time of successful calls in Queue)
Thời gian đàm thoại lâu nhất (The longest talk time)
Thời gian đàm thoại lâu nhất của cuộc gọi thành công trong Queue (The longest talk time of successful call in Queue)
Thời gian đàm thoại ngắn nhất (The shortest talk time)
Thời gian đàm thoại ngắn nhất của cuộc gọi thành công trong Queue (The shortest talk time of successful call in Queue)
Thời gian đàm thoại trung bình (The average talk time)
Thời gian đàm thoại trung bình của một cuộc gọi được trả lời trong Queue (The average talk time of a call answers in Queue)
Báo cáo nhân viên: (User report:)
Các trường thông tin trong báo cáo thống kê nhân viên theo queue (Information fields in the queue employee statistics report)
Agent
Tên hiển thị của Agent (Display name of Agent)
SL CG thành công (The number of successful calls)
Tổng số cuộc gọi đến Agent và được Agent phục vụ thành công (Total number of calls coming to the Agent and successfully served by the Agent)
SL CG nhỡ: Agent từ chối / không bắt máy (The number of missed call: Agent refuses/does not answer the phone)
Tổng số lượt nhỡ trên Agent, do Agent từ chối phục vụ hoặc Agent không phản hồi hết thời gian đổ chuông của một lượt (Total number of missed calls on the Agent, due to the Agent refusing to serve or the Agent not responding after the ringing time of one call)
SL CG nhỡ: KH gác máy / hết thời gian (The number of missed call: Customer hangs up / time runs out)
Tổng số lượt nhỡ trên Agent do khách hàng gác máy trước khi hết thời gian đổ chuông trên một Agent (Total number of missed calls on an Agent due to customers hanging up before the ringing time expires on an Agent)
SL CG nhỡ: Không tìm thấy TB / Không xác định (The number of missed call: Device not found / Unknown)
Tổng các lượt lỗi không xác do lỗi viễn thông (Total errors are incorrect due to telecommunications errors)
Hold Time
Tổng số thời gian Agents tạm giữ cuộc gọi (Total time Agents hold calls)
Thời gian chờ trung bình (AWT) (The average waiting time (AWT))
Thời gian trung bình của một cuộc gọi khách hàng chờ Agent bắt máy (Average time of a customer call waiting for Agent to answer)
Thời gian đàm thoại trung bình (AHT) (The average talk time (AHT))
Thời gian đàm thoại trung bình của một cuộc gọi của Agent (The average talk time of an Agent call)
Các trường thông tin trong báo cáo Thời gian làm việc (Information fields in the Working Time report)
Agent
Tên hiển thị của Agent (Display name of Agent)
Phiên làm việc: Số lần vào hệ thống (Working session: The number of times entering the system)
Tổng số lần Agent Login vào Queue (Total number of times Agent Login into Queue)
Phiên làm việc: Thời gian làm việc (Working session: Working time)
Tổng thời gian Agent Login trên Queue có định dạng hh:mm:ss (The total time Agent Login on Queue is in the format hh:mm:ss)
Tạm dừng mặc định: Số lần tạm dừng (Default pause: The number of pauses)
Tổng số lần Agent tạm dừng mặc định trên Queue (The default total number of times the Agent pauses on the Queue)
Tạm dừng mặc định: Thời gian (Default pause: Time)
Tổng thời gian gian Agent tạm dừng trên Queue có định dạng hh:mm:ss (The total amount of time the Agent pauses on the Queue is in the format hh:mm:ss)
Bắt đầu phiên làm việc (Start work session)
Thời gian Agent thực hiện Login vào Queue trong phiên làm việc (The time that the Agent logs in to the Queue during the session)
Kết thúc phiên làm việc (End work session)
Thời gian Agent thực hiện Logout vào Queue trong phiên làm việc (The time that the Agent Log out into the Queue during the session)
Thống kê cuộc gọi theo từng khung giờ, hỗ trợ lọc theo: (Call statistics by each time frame, support filtering by:)
Trung kế: số hotline (Trunk: hotline number)
Theo Nhân viên-Nhóm (By user - group)
Xem theo từng nhân viên (View by each user)
Xem theo biểu đồ (View by the chart)
9. Báo cáo Lịch sử gửi tin nhắn
(Sending message history report)
Để xem báo cáo lịch sử nhắn tin, quản trị viên truy cập trang Báo cáo - Tin nhắn (To view the message history report, administrators access Reports - SMS)
Tại đây Quản trị viên có thể xem lịch sử nhắn tin và lọc danh sách theo (Here Admin can view message history and filter the list by)
Ngày gửi tin nhắn (Date of sending the message)
Trạng thái tin nhắn (thành công, thất bại) (Message status (success, fail)
Số điện thoại (Phone number)
Nhấn Export để tải về danh sách chi tiết nhắn tin (Press Export to download the message detailed list)
10. Quy trình tự động
(Automation)
Quản trị viên có thể xem báo cáo số lần thực tin hành động của từng quy trình Marketing Automation theo thời gian như: (Administrators can view reports on the number of actions taken by each Marketing Automation process over time such as:)
Số lần gửi tin nhắn (Number of times send the message)
Số lần gửi Email (Number of times send Email)
Số lần tạo Task (Number of times create Task)
Số lần tạo Ticket (Number of times create Ticket)
Số Lead được convert (Number of leads are converted)
Số khách hàng thêm vào Telesales (Number of customers added to Telesales)
Nhấp vào các con số để xem danh sách chi tiết (Click on the numbers to see the detailed list)
11. KPI: Xem thêm ở đây
(KPI: View more here ).
Last updated