Hướng dẫn tạo và quản lý giao dịch
Last updated
Last updated
Hợp đồng là một đối tượng thể hiện hợp tác, đơn hàng của doanh nghiệp với khách hàng. Trong hợp đồng có quy định rất nhiều thông tin cần phải quản lý và lưu trữ giữa khách hàng và doanh nghiệp, nếu chỉ quản lý bản cứng, không có một nơi để số hóa nó thì rất dễ xảy ra thất lạc, khó khăn trong quá trình tìm kiếm và đối soát. Với tính năng quản lý đơn hàng của AntCRM, các doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản để tìm kiếm, theo dõi toàn bộ thông tin, giúp công việc quản lý, lưu trữ, bảo mật hợp đồng dễ dàng và nhanh chóng hơn.
AntCRM cho phép nhập/ xuất các hợp đồng/ đơn hàng với số lượng lên đến 10.000 hợp đồng trên 1 lần nhập/xuất.
Cho phép tra cứu nhanh chóng các hợp đồng theo nhân viên phụ trách, tên hợp đồng, danh mục, trạng thái hợp đồng, ngày tạo hợp đồng…
Tính năng sản phẩm đơn hàng (kèm thông tin giá trị, giảm giá, mô tả chi tiết) cho phép các doanh nghiệp tạo hợp đồng một cách nhanh chóng và chính xác chỉ với thao tác chọn các sản phẩm có sẵn và chọn số lượng.
Bên cạnh đó, AntCRM còn hỗ trợ tạo trường thông tin tùy chỉnh, cho phép các doanh nghiệp tạo và sử dụng các trường thông tin riêng đặc thù của mình.
Để hiểu thêm về các tính năng và lợi ích của sản phẩm AntCRM, vui lòng xem hướng dẫn sử dụng bên dưới.
Có 2 cách tạo đơn hàng:
Bước 1. Tại menu chính, nhấn vào Bán hàng đa kênh → Đơn hàng → nhấn nút Tạo đơn hàng
Hoặc tại thanh top bar, nhấn nút Tạo → chọn Tạo đơn hàng
Trang sẽ chuyển đến trang tạo mới Đơn hàng
Bước 2. Nhập các thông tin cần thiết.
Mô tả các thông tin tại trang Tạo đơn hàng như sau:
Tên đơn hàng (bắt buộc): Tên đơn hàng, tên sản phẩm nhớ đến sản phẩm khách hàng hoặc mã hàng...
Trạng thái: trạng thái của đơn hàng (chốt, ký hợp đồng….)
Khách hàng: khách hàng , đối tác chính của đơn hàng, hợp đồng
Lưu ý: chỉ được thêm các sản phẩm đơn hàng có cùng đơn vị tiền tệ trong cùng 1 đơn hàng. Để thay đổi đơn vị tiền tệ, bạn vui lòng thay đổi tại Trị giá đơn hàng
Trị giá đơn hàng: trị giá cuối cùng mà khách hàng phải trả.
Lưu ý: Tính năng Đơn hàng hỗ trợ người dùng tạo hợp đồng theo 1 trong 2 cách:
Tạo hợp đồng theo sản phẩm hoặc tạo hợp đồng theo tùy chỉnh:
Khi chọn sản phẩm đơn hàng, trường thông tin Trị giá đơn hàng sẽ không được chỉnh sửa hay nhập mà chỉ được tính từ thông tin các sản phẩm đơn hàng để đảm bảo chính xác các thông tin từ sản phẩm.
Khi không chọn sản phẩm đơn hàng, bạn có thể nhập trị giá đơn hàng và các thông tin khác như mong muốn.
Ngày kết thúc đơn hàng: phải chọn thời điểm sau thời điểm hiện tại
Mô tả đơn hàng: nội dung mô tả chi tiết đơn hàng để thuận tiện cho việc tra cứu sau này.
Danh mục: danh mục phân biệt các loại đơn hàng
Người quản lý đơn hàng: Người/ nhóm quản lý theo dõi và thực hiện cho đến khi hợp đồng kết thúc.
Khách hàng liên quan: khách hàng phụ, có liên quan đến đơn hàng.
Đính kèm: các văn bản, tệp đính kèm có liên quan đến đơn hàng
Chia sẻ: tùy vào quy định và đặc thù văn hóa, bảo mật của từng doanh nghiệp mà người dùng có thể thiết lập chia sẻ theo quy định riêng, có 4 tùy chọn chia sẻ:
Tất cả: tất cả nhân viên đều có thể nhìn thấy và tra cứu đơn hàng
Chỉ tôi: chỉ Owner và người tạo đơn hàng mới nhìn thấy và tra cứu đơn hàng
Tôi và nhóm: Chỉ Owner, người tạo đơn hàng và các thành viên của nhóm được chọn mới nhìn thấy và tra cứu đơn hàng
Tôi và những nhân viên: Chỉ Owner, người tạo đơn hàng và các nhân viên được chọn mới nhìn thấy và tra cứu đơn hàng
Bước 3. Sau khi nhập xong các thông tin cần thiết, nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới đơn hàng
Bước 1. Mở menu chính, nhấn Đơn hàng → nhấn nút mũi tên xuống cạnh nút Tạo đơn hàng
→ Nhấn nút Tải lên
Bước 2. Tải về file mẫu và nhập danh sách thông tin đơn hàng dựa theo file mẫu
Bước 3. Nhấn nút Tiếp tục để đến bước Tải dữ liệu lên → tải lên file đã chuẩn bị, chọn sheet chứa chứa danh sách đơn hàng. Tối đa 10.000 đơn hàng trên 1 lần upload.
Bước 4. Nhấn nút Tiếp tục để đến bước Ánh xạ → Thực hiện chọn các thông tin tương ứng
Sau khi mapping xong, nhấn Tiếp tục để đến bước Tùy chọn
Bước 5. Khi tải lên danh sách đơn hàng, cần thiết lập các thông tin sau:
Quyền chia sẻ: quyền nhìn thấy đơn hàng, có 4 tùy chọn:
Tất cả: tất cả nhân viên đều nhìn thấy được đơn hàng
Chỉ tôi: chỉ người tải lên, người phụ trách và Owner nhìn thấy được đơn hàng
Tôi và nhóm: chỉ người tải lên, người phụ trách và các thành viên của nhóm được chọn nhìn thấy được đơn hàng
Tôi và những nhân viên: chỉ người tải lên, người phụ trách và những nhân viên được chọn nhìn thấy được đơn hàng.
Tùy chọn tải lên nếu file có thông tin khách hàng trùng ID, số điện thoại với các khách hàng có sẵn trên hệ thống :
Bỏ qua nếu trùng: gán khách hàng đã có trên hệ thống vào đơn hàng (không thay đổi bất kỳ thông tin gì của khách hàng cũ)
Nhân đôi nếu trùng: tạo mới khách hàng với thông tin trong file và gán khách hàng đó vào đơn hàng
Ghi đè nếu trùng: ghi đè thông tin khách hàng trong file lên thông tin cũ đã có trên hệ thống và gán khách hàng đó vào đơn hàng
Gộp nếu trùng: gộp thông tin khách hàng trong file với thông tin khách hàng đã có trên hệ thống và gán khách hàng đó vào đơn hàng
Tùy chọn loại khách hàng sẽ tạo mới: gồm Lead hoặc Contact hoặc Account
Tùy chọn người/nhóm quản lý đơn hàng: Người phụ trách theo dõi và quản lý đơn hàng cho đến khi kết thúc hợp đồng.
Tùy chọn trạng thái mặc định cho các đơn hàng trong file mà không có trạng thái
Tùy chọn Danh mục mặc định cho các đơn hàng trong file mà không có danh mục
Tùy chọn Loại tiền tệ mặc định cho các đơn hàng trong file mà không có loại tiền tệ
Tại menu chính, chọn Bán hàng đa kênh → nhấn đơn hàng → nhấp vào tên đơn hàng cần xem tại danh sách đơn hàng
Trang chuyển đến trang xem chi tiết thông tin đơn hàng
Để xem, thêm, xóa các tệp đính kèm đơn hàng, tại trang Chi tiết đơn hàng, mở tab Đính kèm
Tab Đính kèm sẽ hiện số lượng và tên các file đính kèm của đơn hàng (nếu có)
Để Thêm file đính kèm, nhấn nút Đính kèm và chọn file
Các file đính kèm sẽ hiển thị:
Để Xem chi tiết hoặc Tải về file, nhấn vào tên file.
Để Xóa file đính kèm, nhấn vào icon xóa ở cạnh mỗi tên file. Sau đó chọn Xóa ở dialog
Để xem, thêm, xóa các ghi chú của đơn hàng, tại trang Chi tiết đơn hàng, mở tab Ghi chú
Tab Ghi chú sẽ hiện các ghi chú của đơn hàng (nếu có)
Để Thêm ghi chú mới, nhấn nút Thêm ghi chú → nhập nội dung ghi chú, chọn file đính kèm ghi chú nếu có và nhấn Lưu
Để Xem chi tiết ghi chú, rê chuột vào ghi chú và nhấn nút Xem
Để Xóa ghi chú, rê chuột vào ghi chú và nhấn nút Xóa
Để cập nhật ghi chú, rê chuột vào ghi chú và nhấn nút Cập nhật → tại trang Sửa đổi ghi chú, thay đổi thông tin ghi chú theo mong muốn và nhấn Lưu
Tại trang Chi tiết đơn hàng, mở sang tab nhiệm vụ
Để thêm nhiệm vụ liên quan đến đơn hàng, nhấn nút Thêm nhiệm vụ → nhập các thông tin cần thiết, kéo xuống dưới cùng và nhấn Lưu
Để sửa đổi nhiệm vụ, nhấn nút Sửa đổi → tại trang Sửa đổi nhiệm vụ, thay đổi thông tin như mong muốn và nhấn Lưu
Để hoàn thành nhiệm vụ, tick vào checkbox ở đầu dòng chứa thông tin task và xác nhận hoàn thành
Tại trang Chi tiết đơn hàng, mở sang tab Sản phẩm, tab sẽ hiển thị danh sách các sản phẩm kèm giá, số lượng, giảm giá và thành tiền của từng sản phẩm
Để Thêm sản phẩm, nhấn nút Cập nhật các thuộc tính → chọn sản phẩm, chọn số lượng, giảm giá và nhấn Lưu
Để Chỉnh sửa thông tin sản phẩm, nhấp vào thông tin để chỉnh sửa, Lưu ý chỉ được chỉnh sửa số lượng và giảm giá tại tab sản phẩm
Để Xóa sản phẩm, nhấn nút Xóa ở cạnh mỗi sản phẩm
Mỗi doanh nghiệp, mỗi ngành nghề đều có những đặc tính thông tin, văn hóa khác nhau, họ sẽ cần các thông tin riêng ngoài những thông tin cố định như Tên, trị giá, trạng thái … và “Trường tùy chỉnh” sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Với sự đa dạng về loại dữ liệu, quản trị viên có thể tùy vào loại thông tin để chọn loại trường tùy chỉnh phù hợp, có các loại như sau:
Input
Text input : ký tự
Email: email
Number: số
Date: ngày (mm/dd/yyyy)
Text area : văn bản
Options
Checkbox : danh sách các tùy chọn, chọn được cùng lúc nhiều options
Radio: danh sách các tùy chọn, chỉ chọn được 1 option
Select
Select: danh sách tùy chọn, chỉ chọn được 1 option
Cho phép thiết lập trường bắt buộc và yêu cầu đúng định dạng dữ liệu
Dưới đây là hướng dẫn thêm trường tùy chỉnh:
Bước 1. Mở trang Thiết lập → Trường tùy chỉnh → đơn hàng
Bước 2. Xác định định dạng thông tin là gì : ký tự, email, số, tùy chọn ….
Bước 3. Chọn trường thông tin theo đúng loại định dạng
Kéo trường thông tin đó từ bảng chọn sang bảng chứa bên trái
Bước 4. Click vào trường tùy chỉnh tại bảng danh sách để hiện lên thanh chỉnh sửa.
Bước 5. Thực hiện chỉnh sửa thông tin
Trong đó:
Label: Tên sản phẩm của trường thông tin, là thông tin khách hàng nhìn thấy và nhận diện
Description: Mô tả hoặc ghi chú cho trường thông tin.
Placeholder: Tác dụng của placeholder là cung cấp thêm thông tin cho người dùng, giúp họ biết cần nhập dữ liệu gì.
Required: tick vào ô này , trường thông tin sẽ là trường bắt buộc
Validation: loại định dạng dữ liệu, gồm có : None(không yêu cầu định dạng), Number, Email, URL
Bước 6. Nhấn Save tại popup chỉnh sửa.
Bước 7. Thực hiện tương tự với các trường thông tin còn lại
Bước 8. Nhấn Lưu sau khi thiết lập xong các trường tùy chỉnh.
Sau khi lưu thiết lập, danh sách trường tùy chỉnh sẽ được áp dụng tại các trang tạo/ chỉnh sửa / thông tin chi tiết đơn hàng
Tại trang Tạo/ Cập nhật đơn hàng
Tại trang chi tiết thông tin đơn hàng:
Bước 1. Quản trị viên truy cập trang Thiết lập → Đơn hàng → Sản phẩm
Bước 2. Nhấn Thêm sản phẩm
Bước 3. Nhập các thông tin cần thiết, trong đó:
Tên sản phẩm (bắt buộc) nên là tên sản phẩm nhớ sản phẩm combo, tên sản phẩm…
Giá hiện tại: giá hiện tại của sản phẩm
Giảm giá: mức giảm giá của sản phẩm, có 2 hình thức giảm giá là Tiền mặt hoặc phần trăm trị giá đơn hàng
Thành tiền: giá trị thực của sản phẩm sau khi giảm giá. Là giá trị hệ thống tự tính từ trị giá và giảm giá, không thể nhập/chỉnh sửa.
Danh mục: danh mục phân loại của sản phẩm
Mô tả: mô tả chi tiết của sản phẩm đơn hàng.
Bước 4. Nhấn Lưu để hoàn tất việc thêm sản phẩm
Bước 1. Quản trị viên truy cập trang Thiết lập → Đơn hàng → Sản phẩm
Bước 2. Nhấn vào tên sản phẩm để mở trang Sửa đổi thiết lập sản phẩm
Bước 3. Thay đổi các thông tin như mong muốn và nhấn Lưu để lưu thiết lập
Lưu ý: Không thể sửa đổi thông tin sản phẩm đã được sử dụng ở đơn hàng
Bước 1. Quản trị viên truy cập trang Thiết lập → Đơn hàng → Sản phẩm
Bước 2. Nhấn vào tên sản phẩm để mở trang Sửa đổi thiết lập sản phẩm
Bước 3. Nhấn nút Xóa và xác nhận để xóa thiết lập sản phẩm
Lưu ý: Không thể xóa thông tin sản phẩm đã được sử dụng ở đơn hàng
Say khi xóa, sẽ có thông báo xóa thành công
Bước 1. Tại menu chính, nhấn Bán hàng đa kênh → Đơn hàng → nhấp vào tên đơn hàng để mở trang chi tiết đơn hàng
Bước 2. Nhấn nút Cập nhật các thuộc tính tại trang chi tiết đơn hàng
Trang sẽ chuyển hướng đến trang Sửa đổi đơn hàng
Bước 3. Tại trang Sửa đổi đơn hàng, thực hiện thay đổi các thông tin như mong muốn
Bước 4. Nhấn Lưu để lưu thay đổi.
AntCRM hỗ trợ tìm kiếm và lọc đơn hàng theo các tiêu chí:
Loại tiền tệ
Ngày tạo đơn hàng
Trạng thái đơn hàng
Danh mục đơn hàng
Tên đơn hàng
Người/nhóm phụ trách đơn hàng: Tùy vào cấp bậc mà có quyền lọc theo phụ trách khác nhau:
Owner lọc được đơn hàng do bất kỳ nhân viên/ nhóm phụ trách
Admin lọc được đơn hàng do nhóm phụ trách mà admin đó thuộc về hoặc nhân viên cùng nhóm phụ trách.
Member lọc được đơn hàng do nhân viên đó phụ trách.
Người dùng có thể tùy chọn xem danh sách đơn hàng theo 3 cách:
Xem theo danh sách
Xem theo trạng thái
Xem theo dòng thời gian
Đây là giao diện xem theo danh sách
Đây là giao diện xem theo trạng thái
Đây là giao diện xem theo dòng thời gian
Chỉ Owner và admin được cấp quyền mới có thể xuất đơn hàng
Để tải về danh sách đơn hàng, tại menu chính, nhấn Bán hàng đa kênh → đơn hàng → Nhấn nút Tải về để tải về danh sách đơn hàng.
Người dùng có thể tải về danh sách đơn hàng theo tiêu chí bằng cách thực hiện tra cứu (lọc) trước, sau đó nhấn nút Tải về.
Bên cạnh đó, người dùng có thể tùy chọn các thông tin tải về bằng cách nhấn vào Tùy chọn trường để tải về trên popup Export đơn hàng
I. Giới thiệu về quản lý đơn hàng và lợi ích của việc quản lý đơn hàng bằng AntCRM
Hợp đồng là một đối tượng thể hiện hợp tác, đơn hàng của doanh nghiệp với khách hàng. Trong hợp đồng có quy định rất nhiều thông tin cần phải quản lý và lưu trữ giữa khách hàng và doanh nghiệp, nếu chỉ quản lý bản cứng, không có một nơi để số hóa nó thì rất dễ xảy ra thất lạc, khó khăn trong quá trình tìm kiếm và đối soát. Với tính năng quản lý đơn hàng của AntCRM, các doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản để tìm kiếm, theo dõi toàn bộ thông tin, giúp công việc quản lý, lưu trữ, bảo mật hợp đồng dễ dàng và nhanh chóng hơn.
AntCRM cho phép nhập/ xuất các hợp đồng/ đơn hàng với số lượng lên đến 10.000 hợp đồng trên 1 lần nhập/xuất.
Cho phép tra cứu nhanh chóng các hợp đồng theo nhân viên phụ trách, tên hợp đồng, danh mục, trạng thái hợp đồng, ngày tạo hợp đồng…
Tính năng sản phẩm đơn hàng (kèm thông tin giá trị, giảm giá, mô tả chi tiết) cho phép các doanh nghiệp tạo hợp đồng một cách nhanh chóng và chính xác chỉ với thao tác chọn các sản phẩm có sẵn và chọn số lượng.
Bên cạnh đó, AntCRM còn hỗ trợ tạo trường thông tin tùy chỉnh, cho phép các doanh nghiệp tạo và sử dụng các trường thông tin riêng đặc thù của mình.
Để hiểu thêm về các tính năng và lợi ích của sản phẩm AntCRM, vui lòng xem hướng dẫn sử dụng bên dưới.
Sản phẩm đơn hàng: các sản phẩm/combo sản phẩm/ sản phẩm khuyến mãi…Khi chọn sản phẩm đơn hàng, các thông tin đã thiết lập trong sản phẩm đơn hàng sẽ tự động điền vào như: Giá, giảm giá, Thành tiền, mô tả, danh mục. Xem hướng dẫn thiết lập sản phẩm đơn hàng tại phần
Để thêm sản phẩm đơn hàng, nhấn icon tại phần sản phẩm → chọn sản phẩm → chọn số lượng → thay đổi giảm giá nếu muốn. Tương tự như vậy để thêm các sản phẩm khác.
Trường tùy chỉnh: tùy vào đặc thù thông tin, văn hóa của từng doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể tạo cho mình các trường thông tin riêng biệt để việc lưu trữ thông tin khách hàng trở nên đầy đủ và chi tiết nhất, ví dụ có thể tạo trường thông tin như: Nhân viên giới thiệu sản phẩm, chi nhánh mua hàng….. Để thiết lập trường tùy chỉnh, vui lòng xem hướng dẫn tại phần
