Danh mục Ticket là gì? Cách sử dụng?

I. Danh mục Ticket là gì? (What is the ticket category?)

Danh mục Ticket là danh sách đầy đủ của tất cả các loại hoạt động liên quan đến Ticket (phiếu yêu cầu của khách hàng) ví dụ như Bán hàng, Hỗ trợ, Hướng dẫn, Tư vấn... Danh mục này được sắp xếp (chia) thành các thể loại khác nhau. Mỗi thể loại là một nhóm các công việc tương tự về các đặc tính. (The Ticket category is a complete list of all types of activities related to Tickets (customer requests) such as Sales, Support, Instructions, Consulting... This category is organized (divides) into different genres. Each genre is a group of jobs that are similar in terms of characteristics.)

AntCRM hỗ trợ danh mục ticket 3 cấp: (AntCRM supports 3-level ticket categories:)

Danh mục (Category)

╚ Sub Danh mục (Sub Danh mục)

╚ Sub sub Danh mục (Sub sub category)

2. Làm thế nào để tạo mới Danh mục 3 cấp?

Bước 1. Mở trang Thiết lập → Phiếu yêu cầu → Danh mục

Bước 2. Nhấn nút Thêm Danh mục (Step 2. Press Add category)

Bước 3. Nhập thông tin cần thiết, được mô tả như bên dưới (Step 3. Press the necessary information, described as below)

Tên (Name)	Có (Yes)	Tên của danh mục, nên đặt tên ngắn gọn và gợi nhớ được tính chất của công việc/ sản phẩm... (The name of the category should be short and descriptive, reflecting the nature of the task or product.)
Mã (Code)	Có (Yes)	Mã của danh mục (Code of category)
Danh mục cha (Parent category)	Không (No)	Dùng để tạo Sub danh mục và Sub sub danh mục (Used to create Sub category and Sub sub category) Để tạo sub danh mục, bạn chọn danh mục cha là Danh mục cấp 1 (To create a sub category, choose the parent category as Level 1 Category) Để tạo sub sub danh mục, bạn chọn danh mục cha là Sub danh mục (danh mục cấp 2) (To create a sub sub category, choose the parent category as Sub category (2nd level category))
Phân công cho nhóm (Assign for group)	Không (No)	Mỗi phòng ban, nhóm sẽ đảm nhận 1 loại công việc, vì vậy bạn có thể chọn nhóm gán cho danh mục. Khi tạo/sửa ticket, bạn chỉ cần chọn danh mục, Nhóm sẽ tự động được chọn theo thiết lập. (Each department and group will undertake one type of work, so you can choose the group to assign to the category. When creating/editing a ticket, you just need to choose the category, the group will automatically be chosen according to the settings)
SLA	Không (No)	Mỗi loại công việc sẽ có tính chất và thời gian hoàn thành khác nhau, bạn có thể tạo SLA theo từng danh mục và gán cho danh mục. Khi tạo/sửa ticket, bạn chỉ cần chọn danh mục, SLA sẽ tự động được chọn theo thiết lập. (Each type of job will have different properties and completion times. You can create SLA for each category and assign it to the category. When creating/editing a ticket, you just need to choose the category, the SLA will be automatically chosen according to the settings.)

Bước 4. Nhấn Lưu để hoàn tất việc tạo Danh mục (Step 4. Press Save to complete creating the category)

Ví dụ: Công ty có các phòng ban như: bán hàng, Xác nhận đơn hàng, Giao hàng… (For example: The company has departments such as: sales, order confirmation, delivery…)

Bạn muốn tạo danh mục : (You want to create category:)

Đơn hàng (Order)

╚ Xác nhận đơn (Confirm order)

╚ Thông tin hóa đơn (Order information)

Phân công nhóm và SLA riêng thì bạn cần làm các bước sau: (To assign a group and a separate SLA, you need to do the following steps:)

• Đầu tiên tạo SLA theo tính chất công việc xác nhận đơn hàng (First create an SLA according to the property of the order confirmation job

• Sau đó tạo nhóm gồm các nhân viên sẽ thực hiện công việc xác nhận đơn hàng (hoặc chọn nhóm có sẵn) và thiết lập assignment rule cho nhóm . (Then create a group of employees who will perform order confirmation work (or choose an existing group) and set up assignment rules for the group.)

• Tạo Danh mục theo mẫu trên (Create a Category according to the above form)

Tên : “Đơn hàng” (Name : “Order”)

Mã : “DH” (Code : “DH”)

Danh mục cha: (không chọn) (Parent category: (not choose))

Phân công cho nhóm: (Nhóm đảm nhận 1) (Assign to group: (Responsible group 1))

SLA: Chọn SLA mà bạn đã thiết lập (SLA: Choose SLA that you set up))

Tạo Sub danh mục: Tiếp tục nhấn nút Tạo Danh mục và nhập thông tin (Create Sub category: Continue pressing the Create Category button and enter information)

Tên : “Xác nhận đơn” (Name : “Order confirmation”)

Mã : “DH” (Code : “DH”)

Danh mục cha: “Đơn hàng” (Parent category: “Order”)

Phân công cho nhóm: (Nhóm đảm nhận 2 ) (Assign to group: (Responsible group 2 ))

SLA: Chọn SLA mà bạn đã thiết lập. (SLA: Choose SLA that you set up.)

Tạo Sub sub danh mục: Tiếp tục nhấn nút Tạo Danh mục và nhập thông tin (Create Sub sub category: Continue pressing the Create Category button and enter information)

Tên : “Thông tin hóa đơn” (Name: "Order information)

Mã : “DH” (Code : “DH”)

Danh mục cha: “Xác nhận đơn” (Parent category: “Order confirmation”)

Phân công cho nhóm: (Nhóm đảm nhận 3) (Assign to group: (Responsible group 3))

SLA: Chọn SLA mà bạn đã thiết lập. (SLA: Choose SLA that you set up.)

Lưu ý: Hệ thống sẽ ưu tiên chọn nhóm và SLA của Danh mục cấp thấp hơn. Nghĩa là nếu bạn tạo ticket và chọn danh mục cả 3 cấp 1,2,3. Hệ thống sẽ ưu tiên chọn Nhóm và SLA của danh mục cấp 3. (Note: The system will prioritize selecting the group and SLA of the lower level Category. That means if you create a ticket and choose a category for all 3 levels 1,2,3. The system will prioritize selecting Groups and SLA of level 3 categories.)

3. Cách sử dụng danh mục (3. How to use category)

Bước 1. Mở trang tạo/ sửa Ticket (Step 1. Open ticket create/edit page)

Bước 2. Chọn Danh mục → Danh mục phụ → Danh mục chi tiết (Step 2. Choose category → Choose sub category → Choose sub sub category)

Hoặc bạn có thể chọn ngay Danh mục chi tiết, hệ thống sẽ tự chọn sẵn Danh mục phụ và Danh mục (Or you can immediately choose the Sub sub category, the system will automatically choose the Category and Sub Category)

Sau khi chọn sub sub danh mục, hệ thống sẽ tự chọn sẵn SLA và nhóm theo như thiết lập. (After choosing the sub category, the system will automatically choose the SLA and group according to the settings.)

Như vậy, thay vì phải chọn từng danh mục, từng SLA, nhóm và nhân viên để phân công công việc thì AntCRM cho phép bạn tạo nhanh 1 ticket với chỉ 1 bước chọn danh mục. SLA, nhóm sẽ được tự động chọn theo, và nhân viên sẽ được chỉ định dựa theo assignment rule. Tất cả đều tự động, chính xác và tiết kiệm thời gian. (So, instead of having to choose each category, each SLA, group and employee to assign work, AntCRM allows you to quickly create a ticket with just 1 step of choosing a category. SLA, groups will be automatically selected according to, and employees will be assigned based on the assignment rule. It's all automatic, accurate and time-saving)