AntCRM - Làm sao để chạy quy trình Marketing Automation?
Last updated
I. Giới thiệu (Introduction):
Với sự phát triển mạnh mẽ, Marketing đang ngày càng trở nên đa dạng và phong phú hơn bao giờ hết. Các Doanh nghiệp muốn khách hàng hài lòng, nâng cao năng lực cạnh tranh, thì thách thức lớn về năng lực, kỹ năng tổng hợp, quản lý và khai thác dữ liệu là không thể tránh khỏi. Bên cạnh đó Doanh nghiệp cần phải bỏ chi phí đầu tư nguồn nhân lực và nền tảng truyền thông. Tuy nhiên, trong thời đại 4.0, Doanh nghiệp có bắt buộc phải đầu tư chất xám và chi phí để tự thực hiện hết mọi việc? Hãy để AntCRM đồng hành, giải bài toán này cho bạn.
(With the strong development, Marketing is becoming more diverse and rich. Businesses want to satisfy customers and improve their competitiveness, so big challenges in capacity, skills to synthesize, manage and exploit data are inevitable. In addition, businesses need to invest in human resources and communication platforms. However, in the 4.0 era, are businesses required to invest brainpower and costs to do everything themselves? Let AntCRM accompany you and solve this problem for you.)
AntCRM có thể giải quyết tất cả những khó khăn trên với tính năng Marketing Automations, Với AntCRM, kênh tiếp cận và tương tác của Doanh nghiệp với khách hàng rất phong phú và đầy đủ: Email, điện thoại, tin nhắn, Mạng xã hội…. Giờ đây, các tác vụ Marketing và CSKH đối với hàng chục nghìn khách hàng chỉ cần thông qua 1 số bước thuận tiện và đơn giản. Mọi tác vụ đều được thực hiện cách tự động, đúng đối tượng, đúng nội dung và mọi thông tin đều được lưu trữ, phục truy xuất kiểm tra nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như kịp thời giúp Doanh nghiệp nhận lại các thông điệp từ phía khách hàng.
(AntCRM can solve all of the above difficulties with Marketing Automation features. With AntCRM, businesses' access and interaction channels with customers are rich and complete: Email, phone, text messages, Social networks …. Now, Marketing and Customer Service tasks for tens of thousands of customers only need to be done through a few convenient and simple steps. Every task is performed automatically, with the right object, with the right content, and all information is stored, retrieved, and checked to improve service quality as well as promptly help businesses receive information back. message from the customer.)
Quy trình do Doanh nghiệp chủ động tạo, xóa bỏ, tùy chỉnh các yêu cầu và hành động phù hợp với từng nhóm khách hàng, tự động phân công công việc, giao cho nhân viên phụ trách việc phục vụ khách hàng một cách có kiểm soát/thống kê/báo cáo/đánh giá/..., Mỗi chiến dịch Marketing/CSKH, Doanh nghiệp có thể thêm khách hàng, hiệu chỉnh nội dung telesales, SMS và/hoặc email phù hợp với mục đích của mình (chúc mừng sinh nhật, quảng bá sản phẩm, thông báo khuyến mãi, hướng dẫn sử dụng định kỳ, …).
(Processes that businesses proactively create, delete, customize requirements and actions appropriate to each customer group, automatically assign work, and assign employees in charge of customer service in a controlled wayl/statistics/report/evaluation/..., For each Marketing/Customer Service campaign, Businesses can add customers, edit telesales, SMS and/or email content to suit their purposes (good luck). birthday celebration, product promotion, promotional announcements, periodic usage instructions, ...))
Tất cả đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp và thuận tiện, việc tiếp cận khách hàng đa kênh chưa bao giờ nhanh gọn, tiết kiệm và dễ dàng đến thế. AntCRM mong muốn mang đến sự hài lòng cho các doanh nghiệp, khách hàng trên toàn quốc và thế giới.
(Everything is done professionally and conveniently, reaching multi-channel customers has never been so quick, economical and easy. AntCRM wants to bring satisfaction to businesses and customers nationwide and around the world.)
II. Hướng dẫn triển khai Marketing Automation (Instruction to configure Marketing Automations)
1. Chuẩn bị các mẫu tin nhắn SMS, Email sẽ gửi đến khách hàng (Prepare SMS and Email message templates to send to customers)
Tại bước đầu tiên này, quản trị viên cần chuẩn bị mẫu SMS và Email (At this first step, the administrator needs to prepare SMS and Email templates)
Ví dụ như mẫu SMS, Email chúc mừng sinh nhật, chúc mừng năm mới hoặc thông báo về các chương trình khuyến mãi, các sản phẩm sắp ra mắt... (For example, SMS templates, Emails to congratulate birthdays, happy new years or announcements about promotions, upcoming products...)
Quản trị viên có thể tham khảo hướng dẫn tạo mẫu SMS, Email tại đây (Administrators can refer to the instructions on creating SMS and Email templates)
2. Xác định nhóm các nhân viên sẽ nhận phân công theo từng nhu cầu và hành động mà doanh nghiệp mong muốn (Determine groups of employees who will receive assignments according to each need and action that the business desires)
Quản trị viên cần xác định nhóm các nhân viên sẽ nhận phụ trách Telesales, giải quyết ticket, nhiệm vụ và thiết lập assignment rule cho nhóm đó. (Administrators need to determine the group of employees who will be in charge of Telesales, resolve tickets, tasks and set up assignment rules for that group.)
3. Tạo và kích hoạt quy trình (Create and activate procedure)
3.1. Tạo mới Quy trình (Create a new procedure)
Bước 1. Tại giao diện CRM AntCRM, chọn module Quy trình tự động để bắt đầu thiết lập (Step 1. At the AntCRM interface, choose module Automations to set up)
Bước 2. Click Thêm Mới tại giao diện Quy trình tự động (Step 2. Click Add new at Automation page)
Bước 3. Nhập tên Quy trình (bắt buộc) và mô tả (nếu cần) (Step 3. Enter name of procedure (required) and description (if you need) )
Tên quy trình: Nên đặt tên rõ ràng, mang tính gợi nhớ và phân biệt các Quy trình Automation (Procedure name: the name of Automation procedures should be clear, memorable and distinguishable. )
Mô tả: Chi tiết hoặc thông tin thêm về quy trình. (Description: Detail or more information about the procedure.)
3.2. Thiết lập Quy trình: (Setting procedure)
Bước 1. Chọn đối tượng khách hàng cần tác động: Leads/Contacts/Accounts/Tasks/ Tickets/ Opportunities (Bắt buộc) (Step 1. Choose the customers you need to influence: Leads/Contacts/Accounts/Tasks/ Tickets/ Opportunities (Required))
Bước 2. Chọn điều kiện lọc đối tượng (Không bắt buộc): (Step 2. Choose the condition object filter condition (Not required):
Cho phép lọc đối đối tượng với tối đa 6 điều kiện, tùy theo loại đối tượng sẽ có các điều kiện lọc phù hợp. Điều kiện lọc hỗ trợ hầu hết các thông tin của khách hàng mà điều kiện kích hoạt không có, ví dụ như : Địa chỉ, ngày sinh, trường tùy chỉnh, độ tuổi… v..v.. (Allows filtering of objects with up to 6 conditions. Depending on the type of object, there will be appropriate filter conditions. Filter conditions support most customer information that trigger conditions do not, such as: Address, date of birth, custom fields, age… etc..)
Tính năng lọc đối tượng được hiểu như sau: (The audience filtering feature is understood as follows:)
Khi đối tượng được cập nhật: Quản trị viên có thể lọc danh sách khách hàng có sẵn giống như việc lọc nâng cao Lead/contact/Account rồi sau đó cập nhật đối tượng theo đúng với điều kiện kích hoạt để chạy quy trình (When the object is updated: Administrators can filter the available customer list like advanced Lead/contact/Account filtering and then update the object according to the trigger conditions to run the process.)
Khi đối tượng được tạo mới: Quản trị viên có thể dùng điều kiện lọc và điều kiện kích hoạt làm một tổ hợp điều kiện để chạy quy trình, nghĩa là Lead/Contact/Account được tạo mới phải thỏa mãn cả điều kiện lọc và điều kiện kích hoạt thì quy trình mới chạy. (When a new object is created: Administrators can use filter conditions and activation conditions as a combination of conditions to run the process, meaning the newly created Lead/Contact/Account must satisfy both the filter and activation conditions. When the condition is triggered, the process will run.)
Bước 3. Thiết lập điều kiện kích hoạt quy trình (Step 3. Set up the trigger condition process)
Marketing Automations có thể được áp dụng vào các thời điểm: (Marketing Automations can be applied at times:)
Khi đối tượng được tạo: Các hành động sẽ chạy ngay khi đối tượng được tạo đúng điều kiện (When the object is created: Actions will run as soon as the object is created under the correct conditions)
Khi đối tượng được cập nhật: Các hành động sẽ chạy ngay khi cập nhật đối tượng với đúng điều kiện (When object is updated: Actions will run immediately when the object is updated with the correct condition)
Khi đối tượng được tạo hoặc cập nhật: Các hành động sẽ chạy ngay khi đối tượng được tạo hoặc cập nhật đúng điều kiện (When object is created or updated: Actions will run as soon as the object is created or updated under the right conditions)
Hằng ngày: Các hành động thực hiện vào thời gian cố định hằng ngày theo thiết lập. (Daily: Actions performed at a fixed time every day according to settings.)
Hằng tuần: Các hành động thực hiện vào thời gian cố định hằng tuần theo thiết lập. (Weekly: Actions performed at a fixed time every week according to settings.)
Hằng tháng: Các hành động thực hiện vào thời gian cố định hằng tháng theo thiết lập. (Monthly: Actions performed at a fixed time every month according to settings.)
Chọn điều kiện kích hoạt quy trình, có thể tùy chọn áp dụng: (Select the condition that triggers the process, which may optionally be applied)
Tất cả điều kiện (gạt sang AND ) (All conditions (switch to AND ))
Chỉ 1 trong các điều kiện thiết lập (gạt sang OR) (Only one of the setting conditions (switch to OR))
Ví dụ 1: Chọn điều kiện tạo mới Contacts với ngành nghề là “Bác sĩ” hoặc contacts có gắn thẻ “Nhãn 2” thì thiết lập như hìn (Ex 1: Choose Add new Contacts with the Industry is “Bác sĩ” or contacts is tagged “Nhãn 2” as the image below)
Ví dụ 2: Chọn điều kiện tạo mới Contacts với Tên là “Nguyễn Văn A” và contacts có Nhãn là “Nhãn 6” thì thiết lập như hình (Ex 2: Choose Contacts with the condition that the person in charge will be updated to "Thuan Tran" and tagged "Test nhãn 5")
Có thể thêm tối đa 10 điều kiện cho 1 quy trình Marketing (can add up to 10 conditions for a single marketing process.)
Bước 4: Thiết lập các hành động được thực hiện (Step 4: Set the actions to be carried out)
Quản trị viên có thể áp dụng 1 trong số hoặc tất cả các hành động, tối đa 05 hành động, các hành động có thể giống nhau (nhiều SMS hoặc nhiều Email, nhưng số số tối đa là 05). Cụ thể như sau (Admin can apply 1 of or all of the actions, maximum 05 actions, actions can be the same (multiple SMS or multiple Emails, but the maximum number is 05). As follows:)
Gửi tin nhắn cho khách hàng hoặc nhân viên (Send message for customer or employee)
Gửi email cho khách hàng hoặc nhân viên (Send email for customer or employee )
Gửi ZNS cho khách hàng (Send ZNS for customer )
Cập nhật thông tin khách hàng (Update the customer information)
Tạo nhiệm vụ mới (Create task for employee)
Tạo phiếu công việc mới (Create ticket for employee)
Thêm vào chiến dịch Telesales (Add to Telesales)
Chuyển đổi Kh tiềm năng (Convert Lead to Contact, Account)
Gửi tin nhắn cho khách hàng hoặc nhân viên: (Send email for customer or employee)
Sử dụng hành động này để tự động gửi SMS đến khách hàng hoặc nhân viên có số điện thoại với nội dung tin nhắn chính xác. Yêu cầu org phải có đăng ký dịch vụ SMS và thiết lập trên AntCRM (Use this action to automatically send SMS to customers or employees whose phone number has the correct message content. Requires org to have an SMS service subscription and setup on AntCRM.)
Trong đó : (In which)
Dịch vụ SMS: chọn dịch vụ SMS mà công ty đã đăng ký với nhà mạng, quản trị viên có thể tự cấu hình hoặc gửi thông tin cung cấp từ phía nhà mạng đến nhân viên hỗ trợ khách hàng của AntCRM để hỗ trợ thiết lập. (SMS service: Choose the SMS service that the company has registered with the carrier, the administrator can configure it himself or send information provided from the carrier to AntCRM's customer support staff to support setup.)
Gửi đến: Các đối tượng có thể nhận SMS (với yêu cầu đối tượng phải có thông tin số điện thoại) (Send to: Subjects can receive SMS (with the requirement that the subject must have phone number information)
Thời điểm gửi: thay vì gửi ngay lúc điều kiện được kích hoạt thì quản trị viên có thể tùy chọn bất kỳ thời điểm gửi SMS. (Sending time: Instead of sending the SMS immediately when the condition is triggered, the administrator can choose to send the SMS at any time).
Mẫu tin nhắn: Mẫu SMS đã chuẩn bị ở phần II. 1. (có thể dùng mẫu hoặc không) (Message template: The SMS sample prepared in part II. 1. (can use sample or not))
Nội dung: Nội dung tin nhắn được điền sẵn sau khi chọn Mẫu hoặc quản trị chỉ cần nhập nội dung tin nhắn cho hành động mà không cần mẫu. (Content: The message content is pre-filled after choosing a Template, or the admin just needs to enter the message content for the action without a template.)
Gửi email cho Khách hàng hoặc Nhân viên: (Send email for customer or employee:)
Sử dụng hành động này để tự động gửi Email đến khách hàng có email hoặc nhân viên với nội dung chính xác. Yêu cầu org phải thiết lập cấu hình SMTP email (Use this action to automatically send SMS to customers or employees whose phone number has the correct message content. Requires org to have an SMS service subscription and setup on AntCRM.)
Trong đó: (In which:)
Từ: Email đã thiết lập cấu hình SMTP (From: Email has set up SMTP configuration)
Gửi đến: Các đối tượng có thể nhận Email (với yêu cầu đối tượng phải có thông tin email) . Có thể tùy chọn CC hoặc BCC thêm email khác . (Send to: Objects can receive Emails (with the requirement that the object must have email information). You can optionally CC or BCC to add another email.)
Thời điểm gửi: thay vì gửi ngay lúc điều kiện được kích hoạt thì quản trị viên có thể tùy chọn bất kỳ thời điểm gửi Email. (Sending time: Instead of sending the email immediately when the condition is triggered, the administrator can choose any time to send the email.)
Mẫu Email: mẫu đã chuẩn bị ở phần II. 1. (có thể dùng mẫu hoặc không) (Email template: The SMS sample prepared in 5part II. 1. (can use sample or not)
Chủ đề Email: chủ đề của email được gửi đi (Email topic: The topic of email is sent)
Nội dung: Nội dung email được điền sẵn sau khi chọn Mẫu hoặc quản trị chỉ cần nhập nội dung email cho hành động mà không cần mẫu (Content: The email content is pre-filled after choosing a Template, or the admin can just enter the email content for the action without a template.)
Cập nhật thông tin khách hàng (Update the customer information)
Sử dụng hành động này để tự động cập nhật thông tin khách hàng như: (Use this action to automatically update customer information such as)
Thay đổi trạng thái (Change status)
Thêm hoặc gỡ nhãn (Add or remove tags)
Cập nhật nhân viên phụ trách (Update PIC)
Cập nhật nguồn khách hàng (Update customer source)
Thêm hoặc thay thế nội dung thông tin thêm của khách hàng (Add or replace additional information content of customer)
Cập nhật ngành nghề (Update industry)
Cập nhật thông tin các trường tùy chỉnh (Update custom fields information)
Tạo nhiệm vụ mới (Create task for employee)
Cho phép tự động tạo nhiệm vụ liên quan đến khách hàng và tự động phân công cho nhân viên thực hiện. (Allows automatically creating customer-related tasks and automatically assigning them to employees.)
Trong đó: (In which:)
Nội dung: Nội dung nhiệm vụ giao cho nhân viên (Content: Content of tasks assigned to employees)
Nhóm: Nhóm đã được thiết lập ở bước II.2. Task sẽ được phân công đúng theo assignment rule (tuần tự hoặc ngẫu nhiên) cho các thành viên của nhóm đã chọn. (Group: The group has been established in step II.2. Tasks will be assigned according to assignment rules (sequential or random) to members of the chosen group.)
Ưu tiên: Mức độ ưu tiên của task để nhân viên dễ dàng phân biệt nhiệm vụ nào cần làm trước. (Priority: Task priority level makes it easy for employees to distinguish which tasks need to be done first.)
Thời hạn: Thời hạn thực hiện nhiệm vụ (Duration: Performing task duration)
Danh mục: Danh mục các nhiệm vụ để phục vụ cho việc lọc và nhóm các nhiệm vụ. (Category: Categories of tasks to serve for filtering and grouping tasks.)
Tạo phiếu yêu cầu mới: (Create Ticket for employee:)
Cho phép tự động tạo ticket liên quan đến khách hàng và tự động phân công cho nhân viên thực hiện. (Allows automatically creating tickets related to customers and automatically assigning them to employees.)
Trong đó (In which:):
Tiêu đề: Tiêu đề của ticket được tạo (Title: Title of ticket is created)
Độ ưu tiên: Mức độ ưu tiên của ticket để nhân viên dễ dàng phân biệt nhiệm vụ nào cần làm trước. (Priority: Ticket priority level allows employees to easily distinguish which tasks need to be done first.)
Nhóm: Nhóm đã được thiết lập ở bước II. 2. Task sẽ được phân công đúng theo assignment rule (tuần tự hoặc ngẫu nhiên) cho các thành viên của nhóm đã chọn. (Group: The group has been set up in step II. 2. Tasks will be assigned according to assignment rules (sequential or random) to members of the chosen group.)
SLA: Dựa vào SLA đã chọn mà sẽ có thời hạn và các email nhắc nhở đốc thúc nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đúng giờ, sau đó đưa ra kết quả kịp hoặc trễ KPI để đánh giá nhân lực (SLA: Based on the selected SLA, there will be deadlines and reminder emails to urge employees to complete tasks on time, then provide results on time or behind KPI to evaluate human resources. )
Tóm lược: nội dung và thông tin về nhiệm vụ giao cho nhân viên thực hiện (Brief: content and information about tasks assigned to employees to perform)
Thêm vào chiến dịch Telesales (Add to campaign)
Tự động thêm khách hàng vào chiến dịch có sẵn theo đúng đối tượng (Leads hoặc Contacts/Accounts), quản trị viên có thể kích hoạt tính năng phân phối tự động hoặc có thể tự vào chiến dịch phân phối theo ý muốn. Khi chọn chiến dịch sẽ hiện lên thông tin cơ bản của chiến dịch để đảm bảo chọn chính xác chiến dịch Telesales mong muốn. (Automatically add customers to existing campaigns according to the right audience (Leads or Contacts/Accounts), administrators can activate the automatic distribution feature or can enter the distribution campaign themselves as desired. When choosing a campaign, basic information of the campaign will appear to ensure you correctly choose the desired Telesales campaign.)
Bước 5: Lưu và kích hoạt quy trình (Step 5: Save and activate process)
Sau khi thiết lập xong các điều kiện kích hoạt và hành động thực hiện, nhấn kích hoạt quy trình và nhấn Lưu để bắt đầu quy trình Marketing tự động. Quản trị viên có thể lưu lại quy trình và kích hoạt bất cứ khi nào cần (After setting up the trigger conditions and actions to perform, click activate the process and click Save to start the automatic Marketing process. Administrators can save the process and activate it whenever needed.)
Xem chi tiết thiết lập SLA ở : (See the details of the SLA setup )
