Lead, Contact, Account là gì? Cách tạo mới Lead, Contact, Account?

What are Lead, Contact, Account? How to create Lead, Contact, Account?

1. Lead là gì? Contact, Account là gì? (What is Lead? What are Contact, Account?) Lead - hay còn gọi là Khách hàng tiềm năng, là những người đang có nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp, nhưng chưa bao giờ mua sản phẩm (dịch vụ) của bạn. Có thể họ đang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của đối thủ cạnh tranh, có thể họ chưa biết về sản phẩm (dịch vụ) của bạn, hoặc có thể sản phẩm (dịch vụ) của bạn chưa thực sự làm hài lòng họ... Tuy nhiên họ hoàn toàn có thể trở thành khách hàng thực sự nếu bạn có những chiến lược marketing tốt. (Leads - also known as Potential Customers, are people who are in need of the product or service you provide, but have never purchased your product (service). Maybe they are using a competitor's product or service, maybe they don't know about your product (service), or maybe your product (service) hasn't really satisfied them yet. ... However, they can become real customers if you have good marketing strategies.) Contact ( khách hàng cá nhân), Account (doanh nghiệp, công ty) có liên quan đến hoạt động mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Là thứ quý giá nhất, yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp. Chính vì thế các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để quản lý khách hàng, có thể kể đến như: (Contact (individual customer), Account (business, company) related to purchasing activities or using services. It is the most precious thing, the deciding factor in the success or failure of each business. That's why businesses are always looking for ways to manage customers, such as:)

Thông tin khách hàng từng mua sản phẩm
(Information about customers who have previously purchased the product)
Phân loại khách hàng
(Classify customer)
Tình trạng khách hàng tiềm năng
(Potential customer status)
Cập nhật thông tin khách hàng từ các chiến dịch quảng cáo
(Update customer information from advertising campaigns)
Chăm sóc khách hàng cũ của doanh nghiệp (Chăm sóc khách hàng cũ của doanh nghiệp)

AntCRM chính là giải pháp cho tất cả các vấn đề trên, mang lại nguồn khách hàng dồi dào và trung thành cho các bạn. (AntCRM is the solution to all of the above problems, bringing you a rich and loyal customer base.) 2. Làm thế nào để tạo Lead, Contact, Account? (How to create Lead, Contact, Account?) Lead, Contact, Account có thể được tạo bởi tất cả nhân viên được cấp quyền trong công ty (Lead, Contact, Account can be created by all authorized employees in the company)

Có nhiều cách khác nhau để tạo ra các khách hàng. Hiện tại hệ thống hỗ trợ 5 cách tạo Lead, Contact, Account: (There are many different ways to create customers. Currently the system supports 5 ways to create Lead, Contact, Account:)

Tạo thủ công: nhập các thông tin chi tiết của Lead, Contact, Account theo cách thủ công trên giao diện của trang tạo Leads, Contacts, Accounts (Create manually: Enter the detailed information of Lead, Contact, Account manually on the interface of the Leads, Contacts, Accounts creation page) Import: Nhập từ file dữ liệu(hỗ trợ file Excel hoặc CSV) (Import: Import from data file (supports Excel or CSV files)) Webforms: Tự động tạo Lead, Contact, Account cho những thông tin, yêu cầu, thắc mắc để lại trên website(kite chat/ kite call) (Webforms: Automatically create Lead, Contact, Account for information, requests, questions left on the website (kite chat / kite call)) Email: Tự động tạo Lead, Contact, Account cho các email đẩy về email forwarder (Email: Automatically create Lead, Contact, Account for emails pushed to email forwarder) Tạo nhanh: Lead, Contact, Account được tạo từ form tạo nhanh với các thông tin cơ bản (Create quickly: Lead, Contact, Account are created from a quick create form with basic information)

2.1. Tạo thủ công: (Create manually:) a) Tạo thủ công KH tiềm năng: (Create leads manually:) Bước 1. Tại thanh Menu → chọn KH tiềm năng→ click button Tạo KH tiềm năng (Step 1. At Menu bar → choose Leads → click button Create lead) Trang chuyển đến trang tạo Lead (The page goes to the Lead creation page)

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết của Lead (Step 2: Enter the necessary information of Lead) Có các trường thông tin như sau: (There are the following information fields:)

Thông tin (Information)

Mô tả (Description)

Trạng thái (Status)

Các giai đoạn của Lead. Phần này được admin/ Owner thiết lập sẵn tại trang Cài đặt của Leads (Lead stages. This section is pre-set up by the admin/Owner on the Leads Settings page)

Tên (Name)

Tên của khách hàng, là trường bắt buộc (Name of customer, it is a required field)

Họ (Surname)

Họ của khách hàng (Surname of customer)

Ngày sinh (Date of birth)

Ngày sinh của khách hàng (Date of birth of customer)

Giới tính (Gender)

Giới tính của khách hàng (Gender of customer)

Số CMND/CCCD (Identity card number/Citizen identification number)

Số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của khách hàng (Identity card number/Citizen identification number of customer)

Chức vụ (Position)

Chức vụ, quyền hạn của khách hàng (Position and authority of the customer)

Nguồn Lead/KH tiềm năng (Lead source)

Nguồn cung cấp thông tin của khách hàng (Source of information of customer)

Ngành nghề (Career)

Lĩnh vực mà khách hàng đó đang làm việc (The industry in which that customer is working)

Tên Account (Account name)

Tên công ty của khách hàng (Company name of customer)

Điện thoại (Phone number)

Số điện thoại của khách hàng, có thể thêm nhiều số điện thoại cho 1 khách hàng và không được trùng nhau. (Customer's phone number, multiple numbers can be added phone calls for 1 customer and cannot be duplicated.)

Email của khách hàng, có thể thêm nhiều email cho 1 khách hàng và không được trùng nhau (Email of customer, you can add multiple emails for 1 customer and they cannot be duplicates)

Mạng xã hội (Social network)

Thông tin các mạng xã hội của khách hàng (Customer social network information)

Website

Trang web của khách hàng (Web page of customer)

Địa chỉ (Address)

Có thể thêm nhiều địa chỉ cho 1 khách hàng, gồm các thông tin sau: (You can add multiple addresses for a customer, including the following information:)

Số nhà, đường, phường/xã (Apartment number, street, ward)
Quận/Huyện
(District)
Tỉnh/hành phố
(Province/City)
Quốc gia
(Country)

Đính kèm (Attached)

Thông tin ghi chú riêng của khách hàng (Customer's own note information)

Trường tùy chỉnh (Custom fields)

Từng doanh nghiệp sẽ có các thông tin quan trọng riêng, trường tùy chỉnh phục vụ việc thêm các trường thông tin phù hợp với mong muốn. Được Admin/Owner thiết lập tại trang Thiết lập Leads (Each business will have its own important information, and custom fields serve to add information fields that suit your wishes. Set up by Admin/Owner on the Leads Setup page)

Nhãn (Tag)

Nhãn được gắn cho khách hàng, nhằm mục đích phân nhóm các khách hàng có tính chất giống nhau để phục vụ cho các tương tác khách hàng sau này. (Tags are assigned to customers, with the aim of grouping customers with similar characteristics for future customer interactions.)

Chia sẻ (Share)

Phân quyền để nhân viên có thể thấy và hoạt động trên Lead. Dùng 1 trong 4 lựa chọn (Decentralize permissions so employees can see and operate on Lead. Use 1 of 4 options:)

Tất cả
(All)
Nhân viên
(Employee)
Nhóm
(Group)
Chỉ mình tôi
(Only me)

Nếu user được chia sẻ quyền với một Lead thì user đó có thể thấy tất cả các thông tin chi tiết của Lead đó, có thể thao tác cập nhật Lead . (If a user has shared rights with a Lead, that user can see all detailed information of that Lead and can update the Lead.)

Tuy nhiên không phải tất cả ai thấy được Lead đều thấy được Permission của Lead . User có thể thấy và thay đổi được Permission của Lead bao gồm: (However, not everyone who can see the Lead can see the Lead's Permission. Users can see and change the Lead's Permission including:)

Người tạo ra Lead (Lead creator)
Người được phân quyền và là admin/owner của công ty
(The person who is authorized and is the admin/owner of the company)
Admin/owner nằm trong group “Data Owner”
(Admin/owner is in “Data Owner” group)

Phụ trách (PIC)

Nhân viên phụ trách khách hàng, thực hiện các tương tác liên quan đến khách hàng này như gọi điện, nhắn tin, gửi email... (The employee in charge of the customer carries out interactions related to this customer such as calling, texting, and sending emails...)

Bước 3: Nhấn Lưu (Step 3: Press Save.) b) Tạo thủ công KH cá nhân (Create contacts manually:) Bước 1. Tại thanh Menu → chọn KH cá nhân→ click button Tạo KH cá nhân (Step 1. At Menu bar → choose Contacts→ click button New contact) Trang chuyển đến trang tạo Contact (The page goes to the Contact creation page)

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết của Contact Có các trường thông tin như sau: (Step 2: Enter the necessary information of Contact There are the following information fields:)

Thông tin (Information)

Mô tả (Description)

Trạng thái (Status)

Các giai đoạn của Contact. Phần này được admin/ Owner thiết lập sẵn tại trang Cài đặt của Contacts/Accounts (Stages of Contact. This section is pre-set by the admin/Owner at the Contacts/Accounts Settings page)

Tên (Name)

Tên của khách hàng, là trường bắt buộc (Name of customer, it is required field)

Họ (Last name)

Họ của khách hàng (Last name of customer)

Ngày sinh (Date of birth)

Ngày sinh của khách hàng (Date of birth of customer)

Giới tính (Gender)

Giới tính của khách hàng (Gender of customer)

Số CMND/CCCD (Identity card number/Citizen identification number)

Số chứng minh nhân dân/căn cước công dân của khách hàng (Identity card number/Citizen identification number of customer)

Chức vụ (Position)

Chức vụ, quyền hạn của khách hàng (Position and authority of the customer)

Nguồn Contact (Contact source)

Nguồn cung cấp thông tin của khách hàng (Source of information of customer)

Ngành nghề (Career)

Lĩnh vực mà khách hàng đó đang làm việc (The industry in which that customer is working)

Tên doanh nghiệp (Account name)

Tên công ty của khách hàng (Company name of customer)

Điện thoại (Phone number)

Số điện thoại của khách hàng, có thể thêm nhiều số điện thoại cho 1 khách hàng và không được trùng nhau (Customer's phone number, multiple numbers can be added phone calls for 1 customer and cannot be duplicated)

Mạng xã hội (Social network)

Thông tin các mạng xã hội của khách hàng (Customer social network information)

Website

Trang web của khách hàng (Web page of customer)

Địa chỉ (Address)

Có thể thêm nhiều địa chỉ cho 1 khách hàng, gồm các thông tin sau: (You can add multiple addresses for a customer, including the following information:)

Số nhà, đường, phường/xã
(Apartment number, street, ward)
Quận/Huyện
(District)
Tỉnh/Thành phố
(Province/City)
Quốc gia
(Country)

Đính kèm (Attached)

Thông tin ghi chú riêng của khách hàng (Customer's own note information)

Trường tùy chỉnh (Custom field)

Từng doanh nghiệp sẽ có các thông tin quan trọng riêng, trường tùy chỉnh phục vụ việc thêm các trường thông tin phù hợp với mong muốn. Được Admin/Owner thiết lập tại trang Thiết lập Contacts/Accounts. (Each business will have its own important information, and custom fields serve to add information fields that suit your wishes. Set up by Admin/Owner on the Contacts/Accounts Setup page.)

Nhãn (Tag)

Chia sẻ (Share)

Phân quyền để nhân viên có thể thấy và hoạt động trên Contact. Dùng 1 trong 4 lựa chọn: (Decentralize permissions so employees can see and operate on Contact. Use 1 of 4 options:)

Tất cả
(All)
Nhân viên
(Employee)
Nhóm
(Group)
Chỉ mình tôi
(Only me)

Nếu user có được chia sẻ quyền với một Contact thì user đó có thể thấy tất cả các thông tin chi tiết của của Contact đó, có thể thao tác cập nhập Contact. (If a user has shared rights with a Contact, that user can see all detailed information of that Contact and can update the Contact.)

Tuy nhiên không phải tất cả ai thấy được Contact đều thấy được Permission của Contact. User có thể thấy và thay đổi được Permission của Contact bao gồm: (However, not everyone who can see the Lead can see the Lead's Permission. Users can see and change the Lead's Permission including:)

Người tạo ra Contact
(Lead creator)
Người được phân quyền và là admin/owner của công ty
(The person who is authorized and is the admin/owner of the company)
Admin/owner nằm trong group “Data Owner (Admin/owner is in “Data Owner” group)

Phụ trách (PIC)

Bước 3: Nhấn Lưu (Step 3: Press Save.) b) Tạo thủ công KH doanh nghiệp (Create Accounts manually:) Bước 1. Tại thanh Menu → chọn KH doanh nghiệp→ click button Tạo KH doanh nghiệp (Step 1. At Menu bar → choose Accounts→ click button New account) Trang chuyển đến trang tạo mới Account (The page goes to the Account creation page)

Bước 3. Nhập Tên Account (bắt buộc) và các thông tin cần thiết (Step 3. Enter Account name (required) and the necessary information) Thông tin của Account cũng gần giống như thông tin của Contact, chỉ khác một số chỗ như: không có Ngày sinh, Giới tính, Số CMND, Chức vụ, Account. (The information of Account is also similar to the information of contact, there are only a few differences like: No date of birth, gender, ID card number, position, account.)

Bước 2. Nhấn nút Import (Step 2. Press Import button)

Trang chuyển đến Bước đầu tiên của việc Import danh sách khách hàng (The page goes to the first step of importing customer lists)

Bước 3. Tại Bước Tải về mẫu, nhấn nút Tải về để tải về mẫu import (Step 3. At the Download Template Step, click the Download button to download the import template) Lưu ý: Nên làm theo mẫu của chúng tôi để đảm bảo thông tin được tải lên chính xác. (Note: Please follow our template to ensure information is uploaded correctly.) Chuẩn bị file thật chính xác và rõ ràng theo mẫu. (Prepare the file accurately and clearly according to the form.) Nhấn Tiếp tục để đến bước Upload (Press Continue to go to Upload step) Bước 4. Nhấn nút Choose Files, chọn file danh sách khách hàng đã chuẩn bị, Chọn sheet chứa danh sách khách hàng (Step 4. Press Choose Files button, choose the prepared customer list file, choose the sheet containing the customer list)

Click Tiếp tục để đến bước Mapping (Click Continue to go to Mapping step)

Bước 5. Chọn các cột có nội dung thông tin tương ứng. Click Tiếp tục

(Step 5. Choose the columns with the corresponding information. Click Continue)

Bước 6. Tại bước Tùy chọn, có 4 thiết lập cho các dữ liệu được đưa lên CRM là: (Step 6: At Option step, There are 4 settings for data uploaded to CRM:)

Mục thiết lập (Setup section)

Mô tả (Description)

Chia sẻ (Share)

Thiết lập chia sẻ quyền xem và chỉnh sửa danh sách khách hàng cho nhân viên, có 4 tùy chọn: (Set up shared permissions to view and edit customer lists for employees, with 4 options:)

Tất cả: tất cả nhân viên đều có quyền xem và sửa
(All: All employees have the right to view and edit)
Chỉ mình tôi: Chỉ người import danh sách này mới có quyền xem và sửa
Only me: Only the person who imported this list has permission to view and edit
Nhóm: Các thành viên của nhóm được chọn mới có quyền xem và sửa
(Group: Only members of the chosen group have the right to view and edit)
Nhân viên: Các nhân viên được chọn mới có quyền xem và sửa
(Employee: Only chosen employees have the right to view and edit)

Tag

Gắn thẻ nhằm mục đích phân loại nhóm khách hàng, tiện cho việc lọc và thao tác sau này. Có 2 cách gắn thẻ: (Tagging serves the purpose of classifying customer groups, making it convenient for filtering and manipulating later. There are 2 ways to tag:)

Chọn và gắn thẻ có sẵn
(Choose and tag available tag)
Nhấn nút + để thêm mới và gắn thẻ (Press + button to add new and tag)

Chọn cách import khi kiểm tra trùng số điện thoại hoặc email (Choose how to import when checking for duplicate phone numbers or emails)

Khi import danh sách khách hàng lên hệ thống, không tránh khỏi việc trùng lặp, vì vậy cần phải có bước này để tùy chọn thêm/bỏ/gộp dữ liệu trùng, có 4 tùy chọn như sau: (When importing a customer list into the system, duplication is unavoidable, so this step is needed to have the option to add/remove/merge duplicate data, there are 4 options as follows:)

Bỏ qua nếu trùng: nếu dữ liệu trong file import trùng với dữ liệu đã có trên CRM, hệ thống sẽ không import khách hàng nãy nữa.
(Skip if identical: If the data in the import file matches the data already available in CRM, the system will no longer import the customer.)
Nhân đôi nếu trùng: Hệ thống vẫn import khách hàng này với tư cách là một khách hàng mới, không ảnh hưởng đến thông tin cũ.
(Double if it is the same: The system still imports this customer as a new customer, not affecting the old information.)
Ghi đè nếu trùng: Hệ thống sẽ import khách hàng này, thông tin mới sẽ đè lên thông tin cũ, thông tin cũ sẽ mất đi.
(Overwrite if duplicate: The system will import this customer, the new information will overwrite the old information, the old information will be lost.)
Gộp nếu trùng: Hệ thống sẽ import khách hàng này, thông tin mới sẽ được gộp vào với thông tin cũ. Các thông tin được gộp là: Số điện thoại, email, địa chỉ, thẻ. (Merge if duplicate: The system will import this customer, the new information will be merged with the old information. The combined information is: Phone number, email, address, card.)

Phân công (PIC)

Là bước phân công khách hàng cho nhân viên chăm sóc, có 2 cách phân công: (This is the step of assigning customers to care staff, there are 2 ways of assignment:)

Phân công cho nhóm theo Assignment Rule: Chọn nhóm chứa các nhân viên chăm sóc, Lưu ý là phải chọn nhóm có thiết lập assignment rule (tuần tự hoặc ngẫu nhiên) để phân công. (Assign to the group according to Assignment Rule: Choose the group that contains caregivers, Note that you must select the group that has the assignment rule set (round robin or random) to assign.)
Phân công cho 1 nhân viên cụ thể: Phân công tất cả danh sách khách hàng tải lên cho chỉ 1 nhân viên bất kỳ phụ trách
(Assign to a specific employee: Assign all uploaded customer lists to any employee in charge)

Click Tiếp tục để đến bước Xem lại (Click on Continue to go to Review step)

Bước 6. Tại bước Xem lại, vui lòng kiểm tra toàn bộ các thông tin của file danh sách khách hàng cần tải lên: (Step 6. At Review step, Please check all information in the customer list file to upload:)

- Kiểm tra Tên tệp có đúng file cần tải hay không
  (Check if the file name is correct or not)
- Kiểm tra Tên trang có đúng sheet cần tải lên hay không
  (Check if the Sheet Name is the correct sheet to upload)
- Kiểm tra Số lượng KH cá nhân có trong file
  (Check Number of Contacts in the file)
- Kiểm tra Chọn cách tải lên khi trùng số điện thoại hoặc email
  (Check Set up how to import when there is a duplicate phone number or email)
- Kiểm tra Nhãn
  (Check tag)
- Kiểm tra danh sách các khách hàng ở bảng chi tiết
  (Check the list of customers in the details table)

Ngoài các bước kiểm tra trên, hệ thống sẽ tự kiểm tra vào cảnh báo bạn các lỗi như sau: (In addition to the above checking steps, the system will automatically check and warn you of the following errors:)

- Danh sách tải lên có thông tin trùng trong file, nghĩa là có 2 hoặc nhiều khách hàng trong file danh sách bị trùng email hoặc số điện thoại
  (The uploaded list has duplicate information in the file, which means there are 2 or more customers in the list file with duplicate emails or phone numbers.)
- Danh sách tải lên có khách hàng có số điện thoại hoặc email không hợp lệ
  (The uploaded list contains customers with invalid phone numbers or emails)
- Danh sách tải lên có khách hàng không có tên
  (The uploaded list has unnamed customers)

Nếu file có 1 trong các lỗi như trên, bạn vui lòng chỉnh sửa lại file và thực hiện import lại. (If the file has one of the errors above, please edit the file and import again.)

Nếu file không có vấn đề gì, bạn nhấn nút Tiếp tục để tiến hành tải lên CRM. (If there are no problems with the file, you press Continue button to upload to CRM.) Bước 7. Nhấn nút Tiếp tục ở popup xác nhận Import (Step 7. Press Continue button in the import confirmation popup.)

Hệ thống sẽ thông báo danh sách đang được tải lên, thời gian lâu nhất để tải là 5 phút, thực tế nếu lượng khách hàng ít, thì danh sách sẽ tải lên xong ngay lập tức. (The system will notify that the list is being uploaded. The longest time to download is 5 minutes. In fact, if the number of customers is small, the list will finish uploading immediately..)

2.3. Tự động tạo khách hàng từ Webforms:

(Automatically create customers from Webforms:)

Doanh nghiệp có 1 trang web riêng, có thể liên hệ với chúng tôi (tech@antbuddy.com) hoặc hotline (1900 636 412) để thiết lập một Form đăng ký khách hàng, các thông tin khách hàng sẽ được tự động lưu về hệ thống AntCRM. (Businesses that have their own website can contact us (tech@antbuddy.com) or hotline (1900 636 412) to set up a customer registration form, customer information will be automatically saved to AntCRM system.)

Hình thức này sẽ đem về một số lượng lớn các khách hàng tiềm năng cho công ty bạn, từ đó sẽ dùng thông tin này để chạy chiến dịch quảng bá sản phẩm. (This form will bring a large number of potential customers to your company, which will then use this information to run product promotion campaigns.)

Ví dụ như form dưới đây: (For example, the form below:)

2.4. Tự động tạo khách hàng từ Email Forwarder:

(Automatically create customers from Email Forwarder:)

Công ty bạn có thiết lập Email forwarder, mỗi khi có khách hàng gửi email về hệ thống, hệ thống sẽ tạo 1 khách hàng mới tương ứng. (Your company has set up an Email forwarder. Every time a customer sends an email to the system, the system will create a new corresponding customer..)

Ví dụ: (Ex:)

Email support của công ty bạn là doanhnghiep@xyz.com, có thiết lập forward về hệ thống AntCRM (xem cách thiết lập forwarder tại đây) (Your company's support email is Doanhnghiep@xyz.com, with forward settings to AntCRM system (see how to set up forwarder here))

Khách hàng có email khachhanga@gmail.com , có tên đăng ký Email là KhachHang A, thực hiện gửi email về email support của công ty bạn (doanhnghiep@xyz.com) (Customers have email khachhanga@gmail.com, with email registration name KhachHang A, and send an email to your company's support email (doanhnghiep@xyz.com))

Hệ thống sẽ tự động tạo khách hàng mới có tên KhachHang A và email là khachhanga@gmail.com. (The system will automatically create a new customer named KhachHang A and email is khachhanga@gmail.com.)

2.5. Tạo nhanh khách hàng:

(Create customer quickly:)

Trường hợp 1. Nhấn nút (+) Tạo ở đầu trang: (Case 1. Press (+) Create button at the top of the page:)

Đây là bước tạo nhanh Lead hoặc Contact hoặc Account, bạn có thể tạo khách hàng dù bạn đang ở bất cứ trang nào của AntCRM. (This is a quick step to create Lead or Contact or Account, you can create customers no matter where you are on any page of AntCRM.)

Bước 1. Nhấn nút (+) Tạo ở trên đầu trang (Step 1. Press (+) Create button at the top of the page)

Bước 2. Nhấn Tạo Lead hoặc Tạo Contact hoặc Tạo Account tùy vào nhu cầu của bạn (Step 2. Press Create Lead or Create Contact or Create Account depending on your needs)

Trang chuyển đến trang Tạo khách hàng (The page goes to the Create Customer page)

Bước 3. Thực hiện nhập thông tin và nhấn Lưu giống như cách Tạo thủ công. (Step 3. Enter information and press Save the same way as creating manually.)

Trường hợp 2. Tạo nhanh khách hàng tại các trang Tạo/ Chỉnh sửa Tickets, Task (Case 2. Quickly create customers on the Create/Edit Tickets and Tasks pages)